Konieczność przejścia na zdalny lub hybrydowy tryb pracy przeorganizowała ścieżkę obiegu dokumentów w firmach. Pracownicy muszą mieć stały dostęp do najważniejszych informacji i zasobów bez względu na to, gdzie się w danej chwili znajdują.

Zmiany związane z cyfryzacją, a także pracą zdalną zwiększyły możliwości cyberataku na organizację i spowodowały, że zespoły IT stanęły przed dużym wyzwaniem związanym z odpowiednim zabezpieczeniem danych i urządzeń korporacyjnych w środowisku zdalnym. Każde niezabezpieczone urządzenia mogą stanowić poważne zagrożenie dla cyberbezpieczeństwa całej sieci firmowej.

 - Nie każda organizacja ma świadomość, że drukowane przez jej pracowników dokumenty trafiają do sieci, gdzie muszą być odpowiednio zabezpieczone. – mówi Sebastian Szpila, Enterprise Account Manager Lexmark Polska. - Dostęp do firmowych zasobów i zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych to kluczowe zadania jakie przed sobą stawiamy projektując infrastrukturę urządzeń drukujących – dodaje.

Powstaje pytanie, jakie działania musi podjąć organizacja, która decyduje się na transformację chmurową, aby zapewnić całkowite bezpieczeństwo danych przesyłanych do urządzeń drukujących?

1.         Zdalne monitorowanie infrastruktury druku

Oparte na chmurze rozwiązania do zdalnego monitorowania są kluczem do zarządzania i zabezpieczania infrastruktury druku. Bez proaktywnego śledzenia stanu urządzeń luki w zabezpieczeniach floty mogą pozostać niezidentyfikowane. Zaawansowane narzędzia pomagają wykrywać potecjalne zagrożenia i odpowiednio szybko na nie reagować.

2.         Automatyzacja zarządzania urządzeniem

Ręczne zarządzanie zasobami i konfiguracja urządzeń są nieefektywne i podatne na błędy. Najlepsze rozwiązania do zarządzania drukiem zapewniają automatyczne konfigurowanie i aktualizowanie urządzeń, a także sprawdzanie zgodności z przepisami i podejmowanie działań autonaprawczych. Takie podejście pomaga nie tylko zmniejszyć liczbę popełnianych błedów, ale też potrzebę osobistego wykonywania czasochłonnych zadań IT.

- Automatyzacja zadań związanych z bezpieczeństwem pozwala administratorom IT zrezygnować z konieczności uruchamiania aktualizacji oprogramowania sprzętowego w ciągu nocy. Urządzenia można poddawać audytom codziennie lub nawet częściej, tak aby mieć pewność, że nie zostały pominięte żadne potencjalne luki w zabezpieczeniach. – komentuje Sebastian Szpila - Można przeprowadzać okresowe skanowanie w celu sprawdzenia, czy w sieci są nowe urządzenia i automatycznie upewnić się czy są one instalowane zgodnie z przyjętą polityką i czy spełniają zasady bezpieczeństwa. – dodaje.

3.         Wielowarstwowe podejście do bezpieczeństwa - Security by Design

Administratorzy IT powinni mieć możliwość skonfigurowania floty za pomocą haseł lub uwierzytelniania sieciowego. Pozwoli to na sprawne, zdalne zarządzanie zabezpieczeniami drukarki. Ponadto, aby zmniejszyć ryzyko cyberataku na całą flotę drukarek, administratorzy mogą ograniczać funkcje urządzenia do określonych użytkowników, a także wyłączać porty i protokoły użytkownika.

4.         Organizacja drukowania

Ważne jest również uwrażliwienie personelu, aby dokumenty zawierające poufne informacje nie zostały pozostawiane bez nadzoru na urządzeniu drukującym.

 - Pracownicy, którzy muszą drukować, powinni mieć możliwość wysłania dokumentu do drukarki w biurze, gdzie jest on bezpiecznie przechowywany, dopóki osobiście go nie odbiorą. Organizacja musi kontrolować kto, kiedy i gdzie uzyskuje się dostęp do plików do druku i skanów, aby zapewnić prawidłowe praktyki nazewnictwa i archiwizacji – komentuje Sebastian Szpila.

Drukowanie w chmurze daje wymierne korzyści całej organizacji, ważne jest jednak żeby odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo danych oraz sprawną i szybką pomoc.