Musi być ona przeprowadzona celowo, porządnie, dobrze. Zatem bez archiwizacji dokumentów nie ma mowy o prawidłowym działaniu firmy. Co powinny zrobić firmy, które nie mają miejsca na składowanie dokumentów?

Na pewno powinny przekazać dokumenty firmie zewnętrznej, która prowadzi archiwum prywatne. Archiwa stają się coraz częstszą działalnością i należy się z tego cieszyć. Zatem warto zadbać o znalezienie dobrej i solidnej firmy, która w ładzie, porządku, w suchym miejscu przechowa nasze firmowe zasoby. Najważniejsze dla firmy dokumenty powinny się znaleźć w firmie, nie należy ich przekazywać na zewnątrz. Jest to niesamowicie ważne – kontrakty, faktury, płatności, akty założycielskie, dokumentacja procesowa- te dokumenty powinny pozostać w firmie. Ich delegowanie do archiwów nie powinno mieć miejsca. Chyba, że są to archiwa firmowe, znajdujące się w danej firmie. Wtedy ma to sens i cel. Zatem warto opracować solidny, rzetelny system archiwizowania. Jeśli firma jest duża to dobrze jest stworzyć archiwum firmowe, do którego trafią wszelkie niezbędne dokumenty firmowe. Bez takiego archiwum nie ma mowy o składowaniu dokumentacji, jej przechowywaniu, dbałości o nią. Dobrze jest oddelegować pracowników do takich działań, szkolić ich i sprawdzać co pewien czas w jaki sposób prowadzone jest archiwum zakładowe, czy dokumentacja jest przechowywana prawidłowo i nie niszczeje. Wilgoć w archiwum jest największym wrogiem dokumentacji. Archiwum musi być solidne, dawać możliwości przechowywania dokumentacji i korzystania z niej. Jest to najważniejszy warunek, który koniecznie trzeba spełnić oraz którego trzeba przestrzegać.

W archiwum powinny pracować osoby mające odpowiednie wykształcenie kierunkowe, dokładne, solidne i rzetelne. Archiwizacja dokumentów nie może ginąć i musi być zawsze do dyspozycji firmy, jej zarządu i pracowników. Należy archiwizować również płyty DVD i CD, na których są dokumenty, zdjęcia i kontrakty. Nie można ich wyrzucać i niszczyć, ponieważ są one ważnym zasobem każdej firmy. Zatem powodzenia w tworzeniu dobrego archiwum.