Jednak optymalizacja druku to jeden z najprostszych sposobów na obniżenie kosztów biznesowych.

Optymalizacji kosztów druku najlepiej służy audyt. W czasie jego trwania zbierane są i analizowane informacje na temat firmowej floty drukującej, jej wieku, stanu technicznego oraz wolumenu druku przypadającego na każdą z maszyn. Monitorowanie trwa zwykle około 4-5 tygodni. Specjaliści od optymalizacji procesów druku rozmawiają w tym czasie z pracownikami, badają jakie koszty ponosi firma na zakup papieru, tonerów oraz ile czasu pracownicy działu IT poświęcają na obsługę drukarek. Audytorzy szukają obszarów, w których pieniądze wydawane są nieefektywnie i w których można wprowadzić oszczędności.

Monitoring użytkowania drukarek

- Z naszych doświadczeń wynika, że najskuteczniejszym i najtańszym sposobem na obniżanie kosztów w firmie oraz zmniejszenie liczby drukowanych kopii są systemy  umożliwiające autoryzację użytkowników – mówi Paweł Grzyb, kierownik produktu ds. Optimized Print Services w Konica Minolta Business Solutions Polska. Dzięki zastosowaniu kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwalają one na identyfikację wszystkich osób drukujących dokumenty. Umożliwia to z kolei precyzyjne określenie  ilości wykonanych kopii przez każdy z działów oraz każdego z użytkowników. Świadomość tego faktu wśród pracowników powoduje znaczny spadek wolumenu drukowanych przez nich materiałów. System ten pozwala również na określenie zakresu uprawnień dla każdego z pracowników. Można na przykład ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Możliwe jest także wprowadzenie standardowego czarno-białego wydruku dwustronnego. Jak się okazuje, są to proste, ale niezwykle skuteczne sposoby na redukcję kosztów związanych z drukowaniem. Warto również wspomnieć, że wdrożenie takich systemów pozwoli na zwiększenie przepływu informacji wewnątrz firmy, co w znaczący sposób przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy.

Urządzenia wielofunkcyjne

W ramach optymalizacji specjaliści zalecają także redukcję i częściową wymianę floty urządzeń drukujących. Małe i średnie firmy korzystają w dużej mierze z prostych drukarek nabiurkowych. Koszt wykonania wydruku na takich urządzeniu jest z reguły 2-3 krotnie wyższy niż w przypadku nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych. Jeśli maszyny zostały wyprodukowane wiele lat temu, koszty są jeszcze wyższe, gdyż serwisowanie i zakup materiałów eksploatacyjnych wymagają niemałych kosztów ze względu na przestarzałe i trudno osiągalne technologie.

Warto więc zainwestować w audyt własnego przedsiębiorstwa, aby najpierw poznać rzeczywiste koszty druku, a następnie radykalnie je zmniejszyć. Oszczędności są widoczne już w pierwszym miesiącu po wdrożeniu nowych rozwiązań i stanowią zazwyczaj około 20-30 proc. w porównaniu do kwoty wyjściowej.