2021-04-16
Organizacja czasu pracy jest dziś szczególnie istotna. Powstało wiele poradników na ten temat, z których możemy czerpać inspirację. Jednak jak to często w życiu bywa teoria nie przekłada się na praktykę. Wiele spraw na głowie, liczne spotkania, telefony, deadline'y powodują, że terminy uciekają nam przez palce. Odkładamy projekty, przesuwamy zlecenia...co zrobić, aby działać skutecznie i terminowo?

Jak efektywnie planować czas, aby mieć go więcej?
W dobie home office kluczowa stała się umiejętność organizacji czasu, bo pozwala ona zachować zdrowe proporcje między pracą zawodową a życiem prywatnym. Możliwości są dwie: albo będziemy te sfery życia rozgraniczać, albo będą nam się one zlewać. Czas nie jest z gumy, wszyscy mamy go tyle samo. Jednak niektórzy potrafią z niego mądrzej korzystać i wyrabiają się z projektami na czas. Inni z kolei pod koniec dnia mają wrażenie, że doba jest za krótka. Pierwsza grupa realizuje swoje cele, nie odkładając zadań na później. Osoby te mają więcej czasu dla rodziny, realizację swojego hobby. Druga grupa, to Ci, dla których doba jest zawsze za krótka - często są to osoby sfrustrowane i żyjące w ciągłym napięciu. Pozytywna informacja jest taka, że niezależnie na jakim etapie teraz jesteś, systematycznego planowania można się nauczyć. Poznaj najważniejsze wskazówki - jeśli będziesz się ich trzymał, zyskasz to co najcenniejsze - czas!

1. Zaplanuj swój dzień zanim się rozpocznie. Spisanie zadań pozwoli Ci skupić się na priorytetach. Pamiętaj, że sztuką nie jest spisanie całej listy zadań do odhaczenia. Warto ustalić maksymalnie 5 zadań, które mamy na dany dzień. Zbyt długa lista obowiązków może nas szybko zniechęcić. Pamiętaj, małymi krokami do wielkiej zmiany!

2. Pilnuj terminów i ustal limit czasu na każde zadanie. Zasada jest prosta - musisz wiedzieć, do kiedy masz czas na wykonanie danej czynności. Jeśli nie jest on z góry narzucony warto, aby samemu ustalić ostateczny deadline. Będzie to dodatkowa motywacja, aby szybciej wykonać dane zadanie i nie odkładać go na następny dzień.

3. Deleguj zadania. Jeśli masz przed sobą do wykonania jakąś czynność, zastanów się, czy faktycznie musisz ją wykonać samemu. Być może ktoś inny mógłby zrobić to zadanie lepiej, gdyż specjalizuje się w danej dziedzinie. To pozwoli Ci zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na inne czynności.

Jak podkreśla Tomasz Janas, założyciel i CEO serwisu PlanMyDeal - czas jest naszym najważniejszym aktywem i nie powinniśmy go marnować. Dlatego też, coraz częściej i chętniej zlecamy zadania i korzystamy z umiejętności innych osób, żeby w codziennym natłoku spraw i obowiązków znaleźć chwilę dla siebie. Nie chodzi już wyłącznie o to, że druga osoba posiada wiedzę i sprzęt, albo umiejętności większe od naszych. Po prostu w pewnym momencie zyskujemy świadomość, że jeżeli ktoś inny wykonana za nas określoną pracę, to my będziemy mogli poświęcić zaoszczędzone godziny na coś ważniejszego. Być może na rozwój zawodowy, być może na chwilę z rodziną, albo obejrzenie do końca ulubionego serialu. Niezależnie od pobudek - zawodowych czy prywatnych - szybkie i sprawne znalezienie wiarygodnego wykonawcy z wolnym terminem urasta w naszych oczach do rangi najwyższej.

Jeśli poszukujesz firmy, która wykona pracę na czas, skorzystaj z nowoczesnych narzędzi technologicznych.
W erze podwykonawców i outsourcingu zlecamy niemal wszystko i stale poszukujemy specjalistów: architektów, grafików, fotografów, tłumaczy, programistów, prawników, konsultantów, audytorów, doradców, agentów nieruchomości czy ubezpieczeniowych. Proces znalezienia odpowiedniej osoby lub firmy potrafi przeciągać się w nieskończoność. Musimy mierzyć się z problemem mnogości propozycji, brakuje nam wiarygodnych opinii i sprawdzonych informacji o firmach, dzięki którym będziemy mieć pewność, że firma z którą chcemy współpracować rzetelnie i terminowo wywiąże się ze swoich zobowiązań.

Najpierw korzystamy z wyszukiwarki, grup na portalach społecznościowych lub prywatnych rekomendacji, a potem rozsyłamy dziesiątki maili i wykonujemy kolejne telefony, które nie przynoszą spodziewanych efektów. Czekamy na odzew, na ustalenie terminu, czy wycenę i nawet kiedy wydaje się, że wszystko jest już dopięte na ostatni guzik, to nasz wykonawca potrafi nie zjawić się na umówionym miejscu lub w ostatniej chwili poinformować o przesunięciach.

Szacuje się na przykład, że ponad połowa telefonów do wykonawców usług jest nieodbierana, przez co około 40% klientów rezygnuje i szuka kolejnego wykonawcy - uznają za zmarnowany czas, który poświęcili na dzwonienie - stwierdza Tomasz Janas - dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi komunikacji, ograniczamy marnowanie czasu. Wszystkie informacje dotyczące projektu przesłane od klienta i wykonawcy są w jednym miejscu i nie trzeba ich szukać w mailach i smsach rozproszonych po firmowych skrzynkach i komunikatorach. Dzięki ułatwieniom, które oferują nowoczesne platformy zwiększa się komfort naszego życia, możemy efektywniej planować zadania i je realizować.

Warto współpracować z firmami, które po prostu szanują nasz czas - podsumowuje CEO PlanMyDeal - naszą ambicją jest tworzenie miejsca, portalu, gdzie będą obecne wszystkie firmy w Polsce a następnie na świecie, które wykonują wyceny, wysyłają oferty, mają termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zleceń. Firmy te będą chciały korzystać z naszej platformy, bo klienci będą na niej szukać usług, mając pewność, że są tam obecne wyłącznie firmy, które oferują najwyższą jakość obsługi.

PlanMyDeal to serwis społeczności biznesowej, firm i ich klientów. Umożliwia klientowi znalezienie wykonawcy usługi lub produktu, który dysponuje czasem zgodnym z wymaganiami klienta na kontakt, wycenę, ofertę i realizację projektu. Harmonogram i kalendarz prac to najważniejsza przewaga konkurencyjna. Serwis pozwala na wystawienie opinii po każdym etapie prac. Oceniając czy wykonawca wykonał wycenę w terminie, dostarczył punktualnie ofertę, rozpoczął na czas realizację i czy na czas ją zakończył, wspólnie budujemy bazę wykonawców, którzy planowo realizują projekty. Przez reklamę na platformie, wykonawca pokazuje że ma firmę która punktualnie, terminowo, systematycznie, metodycznie, konsekwentnie i zgodnie z planem dostarcza produkty i usługi. Klient znajdzie w serwisie tylko firmy, które mają najwyższe standardy pracy i jakości obsługi.

Nadesłał: Jakub Gniadzik