Według szacunków, ok. 70% księgowych w Polsce korzysta z faktur w papierowych, co zwiększa ryzyko zgubienia dokumentów, nie jest ekologiczne, a ich wprowadzenie zajmuje cenny czas. Wraz z postępującymi trendami ekologicznymi papierowe faktury odchodzą do lamusa. Nie same jednak kwestie środowiskowe odgrywają tu istotną rolę. Dla rządu ważna jest większa kontrola podatkowa oraz zmniejszenie luki VAT. Przedsiębiorcom z kolei zależy na oszczędności czasu, pieniędzy i optymalizacji procesów, co może umożliwić jedynie postęp technologiczny. 

Czas pokaże, czy rządowy projekt zadowoli obie strony i umożliwi synergię działań. Jedno jest natomiast pewne - trzeba przygotować się na zmiany.

Możliwość fakturowania elektronicznego w oparciu o ustrukturyzowany wzór faktury zmniejszy koszty przedsiębiorców związane z obsługą procesu fakturowania. Przechowywanie oraz archiwizacja faktur będzie zapewniona przez administrację przez 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych ulega przedawnieniu.

Dzięki KSeF zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń. Księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze. Wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych. Jednocześnie pozwoli na zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz przełoży się na oszczędność czasu pracowników. 

KSeF zwiększy również bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Wystawiając fakturę w systemie, zawsze będziemy mieli pewność, że trafiła ona do kontrahenta. Ponadto nabywca będzie posiadał pewność, że została ona wystawiona przez podmiot do tego uprawniony. Faktura wystawiona w KSeF nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie zatem konieczności wydawania jej duplikatów. 

Dodatkowo przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą automatycznie dostępne, a zatem ich przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. – ocenia Krzysztof Rogowski, Główny specjalista w Departamencie Analiz Ministerstwa Finansów.

Elektroniczna administracja – potrzebna edukacja

Ogólnopolska Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych przeprowadziła badanie, z którego wynika, że przedsiębiorcy na te zmiany nie są gotowi – 92% z nich nie posiada wiedzy na temat planów cyfryzacji, a 81% temat nie interesuje. 

W przypadku biur rachunkowych jest zdecydowanie lepiej - 60% uważa wprowadzenie systemu za korzystne, ale tylko 23,5% badanych twierdzi, że posiada wystarczającą wiedzę na jego temat. Księgowi zgodnie podkreślają, że to ich rolą jest edukacja przedsiębiorców, a w tym momencie kluczowe jest dla nich to, jak będzie się odbywało wystawianie i przesyłanie faktur. Większość z nich wykazała potrzebę przeszkolenia w tym zakresie. 

Wraz z przejściem na elektroniczną księgowość rozliczenie podatku będzie najmniejszym problemem małego przedsiębiorcy i jego księgowego. Biura rachunkowe, obsługujące głównie małe i średnie firmy, już teraz powinny pochylić się nad automatyzacją procesów księgowych. Co ważne, system który stworzyliśmy jest gotowy do obsługi KSeF - wyjaśnia Rafał Strzelecki, prezes CashDirector, firmy dostarczającej na rynek inteligentny system wspierający zarządzanie finansami i księgowością dla małych i średnich firm, z którego korzystają biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR.

Mając na uwadze wyniki badania, Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) rozpoczęła program Ogólnopolskich Cyfrowych Rewolucji Księgowych, zakładający m.in. indywidualne szkolenia dla księgowych oraz wsparcie w przeniesieniu księgowości na wirtualny system mKsięgowość. Program jest odpowiedzią na transformację tradycyjnej „papierowej” księgowości w cyfrową obsługę klientów oraz wpisuje się w ekologiczny trend no paper. Towarzyszy mu także akcja charytatywna, której celem jest przekazywanie niepotrzebnych już segregatorów na rzecz potrzebujących placówek - pierwszym beneficjentem zostało Lubelskie Hospicjum dla Dzieci im. Małego Księcia.

Korzyścią dla biur jest bezpłatny system do księgowości oraz wdrożenie do cyfrowej obsługi księgowej klientów. Współpracujący przy pilotażu specjaliści zadbali o to, by podnieść jakość świadczonych usług biur rachunkowych i pokazać ich przedstawicielom jak wspierać i usprawniać biznes przedsiębiorców.

####

CashDirector w Polsce, w ramach sieci OSCBR, którą tworzy wspólnie z mBankiem, współpracuje już z ponad 2000 biur księgowych. Technologia dająca jednolitą zintegrowaną platformę do współpracy przedsiębiorców, księgowych i banku została wdrożona w Polsce m.in. przez mBank, a za granicą przez Aion Bank czy MaBankPro. Spółka z powodzeniem realizuje plan ekspansji międzynarodowej i jest obecna we Francji, Włoszech, Niemczech i Belgii.