Czytając takie statystyki każdy potencjalny klient zastanawia się: czy w ogóle kupić taki system, czy firma i organizacja są przygotowane do jego wdrożenia, jaki system wybrać oraz jakie kryteria powinny decydować o wyborze dostawcy, itd., itp.

Aby uniknąć tego typu niepowodzeń trzeba zwrócić uwagę na pewne kwestie. Mianowicie osiągnięcie optymalnych korzyści z wdrożenia CRM wymaga jedynie pewnej zmiany podejścia do funkcjonowania firmy. W polskich firmach poświęca się nawet 90% czasu na bieżące sprawy. Jednakże, jak wskazuje wiele badań,  żeby wdrożony w firmie system CRM naprawdę się opłacał na jego zwrot trzeba czekać około 2 lat (nadwyżka sięga średnio 50%). Przed zakupem CRM trzeba zatem uświadomić sobie, jak ważne jest planowanie długodystansowe i myślenie o przyszłości firmy i jej miejscu na rynku za 3-5 lat. Planowanie zadań w firmie to podstawa prawidłowego zarządzania i efektywnego wykorzystania zasobów. Ten obszar jest jednak problematyczną kwestią w małych firmach, w których zarzadzaniem zazwyczaj zajmuje się tylko jedna osoba- szef firmy. Dobrze gospodarowany system CRM, pozwoli na zapisywanie przewidzianych zadań, planowanie przebiegu ich realizacji oraz informowanie poszczególnych pracowników o danym projekcie. Bez wątpienia historia zadań przypisanych do konkretnego pracownika wraz z czasem ich wykonania jest istotną informacją na temat wydajności poszczególnych pracowników. Samym pracownikom dużo łatwiej organizować pracę, gdy wszystkie zlecone zadania, terminy, spotkania, raporty znajdują się w jego kalendarzu. Dzięki temu każdy pracownik będzie czuł, że jest ważną częścią zespołu oraz dostrzeże większą celowość swojej pracy.

To właśnie odpowiednie rozplanowanie polityki firmy i właściwy plan działania pomogą w zwiększeniu zysków przedsiębiorstwa. „CRM, jak każda inwestycja, która ma przynieść długotrwałe efekty, wymaga odpowiedniego nakładu czasu i energii. Istotną sprawą jest odpowiedni dobór systemu do potrzeb firmy. Przed decyzją o zakupie należy skupić się na tym czego oczekujemy od systemu i dostosować go do naszych możliwości.”- stwierdza Maciej Pokrzywiński dyrektor generalny IT Company, firmy odpowiedzialnej za stworzenie systemu Belisama4CRM. Jak widać bez rzetelnie wykonanej analizy nie ma szans na kontrolę osiągniętych wyników i efektywności działania całego systemu. System powinien być łatwy w obsłudze,  zbyt skomplikowane systemy mogą skutecznie zniechęcać pracowników do całej idei CRM i pracy, a także przyczynią się do niepowodzenia projektu i zmniejszą efektywność pracy.