Wiedza o terminie i o liczbie uczestnikach na konferencji jest niezbędna

Jeśli planujemy konferencje musimy dobrze zaplanować sobie listę uczestników. Podczas zapraszani mediów nie powinniśmy nikogo nie pominąć lub faworyzując, gdyż może to się odbić na naszym wizerunku w przyszłości. Jak wiadomo każde media rywalizują ze sobą i jeśli byśmy pominęli o liczącym się serwisie w branży możemy liczyć na złą prasę z ich strony. Lista takiej konferencji powinna być uzależniona od tematu naszej konferencji. Nie powinniśmy zapraszać osób których temat naszej konferencji zupełnie nie interesuje. Na konferencje nie musimy zapraszać tylko przedstawicieli mediów, warto zapraszać ekspertów w tych dziedzinach o których jest mowa czy ważne osobistości z życia społecznego dla podkreślenia rangi naszej konferencji. Jeśli zaś chodzi o termin to zawsze musimy pamiętać aby nie organizować konferencji w czasie gdy są organizowane inne ważne konferencje lub atrakcyjne wydarzenie które mogło by odwrócić uwagę od naszego spotkania. Zaś jeśli o chodzi o godziny i dni to badania donoszą iż najlepszym terminem jest poniedziałek w godzinach od dziesiątej do dwunastej.

Jakie jest najlepsze miejsce do organizacji konferencji?

Jeśli chodzi o miejsce do organizacji naszej konferencji to istnieją tak na prawdę dwa miejsca w których możemy zorganizować nasza konferencje. Konferencje można organizować w siedzibie firmie, oczywiście jeżeli w budynku naszej firmy znajduje się odpowiednie miejsce do takiego spotkania. Takie miejsce wiąże się z nasza większa praca przy przygotowaniu takiej imprezy. Gdyż goście odwiedzający budynek naszej firmy będą zwracali uwagę na wyposażenie, wystrój, otoczenie, czy pracowników którzy pracują w naszej firmie. Jednak najczęściej konferencje odbywają się w hotelach lub niezależnych centrach konferencyjnych. Najważniejsze jest aby miejsce spotkania nie było zbyt daleko położone, dojazd musi być prosty i szybki dla mediów. Jeśli nie wiemy jakie miejsce musimy wybrać powinniśmy spojrzeć na kilka najważniejszych punktów podczas rezerwacji sali: takich jak łatwy i szybki dojazd, kompleks powinien posiadać odpowiednie wyposażenie, na sali powinny znajdować się miejsca siedzące, aby każdy mógł spokojnie zaparkować swój samochód, no i sala powinna posiadać dobrą akustykę.