Stosy dokumentów oraz wypełnionych nimi segregatorów do niedawna były nieodzownym elementem wielu biur i pomieszczeń każdej firmy. Sposób ich przechowywania i właściwa organizacja stanowiły jedne z podstawowych procedur, definiujących sposób pracy danej struktury. Na szczęście wraz z rozwojem technologii pojawiły się rozwiązania i narzędzia, które raz na zawsze pomagają rozwiązać ten problem.

W dobie Internetu i powszechnej cyfryzacji osoby prowadzące własne działalności gospodarcze coraz chętniej szukają rozwiązań, które pomogą im w prosty i nieinwazyjny sposób zadbać o właściwy obieg dokumentów, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Coraz większa liczba przedsiębiorców zainteresowana jest korzystaniem z tzw. e-faktur.

Za fakturę elektroniczną, dla potrzeb stosowania ustawy o VAT, uznaje się dokument w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem, że ten gwarantuje jej integralność i czytelność.  Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej do 2020 roku, ma to być główne narzędzie fakturowania w Europie.

„Korzystanie z faktur elektronicznych to przede wszystkim wygoda. Tego typu dokumenty są dostępne dla nas 24h na dobę w każdym miejscu, gdzie możemy korzystać z sieci. Jest to ogromne ułatwienie, które pozwala oszczędzić nie tylko czas, ale również pieniądze, eliminując niepotrzebny problem jakim jest drukowanie i przechowywanie tradycyjnych faktur” – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24.

Faktury elektroniczne podobnie jak te tradycyjne przechowuje się przez okres 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Można je przechowywać w formie elektronicznej. Należy jednak pamiętać o tym, że  mają uporządkowane w taki sposób, aby można było łatwo je odszukać. 

Korzystanie z e-faktur niesie za sobą szereg udogodnień dla podmiotów korzystających z tej formy regulowania rachunków. Jej wybór oznacza zdecydowane skrócenie czasu oczekiwania na dokument, oszczędność papieru, a także miejsca, w którym należałoby je przechowywać. Korzyści z  tego rozwiązania dostrzegają również rządzący.

Wraz z nowelizacją ustawy na początku 2013 roku, zmieniono przepisy dotyczące odbioru faktur w formie elektronicznej. Usunięto m.in. obowiązek wyrażenia formalnej zgody przez odbiorców na przesyłanie takich faktur, tym samym pozostawiając tę kwestię do umownego określenia przez strony. Ściślej rzecz ujmując, wystarczy ustna zgoda na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej oraz opłacenie pierwszej otrzymanej tym sposobem faktury przez Klienta. Również w 2013 roku zniesiony został obowiązek podpisywania faktur bezpiecznym znakiem kwalifikowanym, czyli tzw. podpisem elektronicznym. Miejmy nadzieje, że wraz z biegiem czasu, zostaną wdrożone kolejne rozwiązania, które pomogą osobom prowadzącym firmy w naszym kraju ułatwić życie.