2025-05-23
Organizacje o rozproszonej strukturze, takie jak np. sieci franczyzowe, operatorzy logistyczni czy firmy posiadające wiele oddziałów własnych, od lat stawiają czoła wyzwaniom w zakresie zarządzania dokumentacją i przepływem informacji.

Według danych Szkoły Głównej Handlowej, w Polsce w 2024 roku funkcjonowało około 1 350 systemów franczyzowych, zrzeszających ponad 90 tys. placówek. Polska jest franczyzowym liderem  w regionie Europy Środkowo – Wschodniej. Największą popularnością cieszą się branże spożywcza i gastronomiczna, a także usługi kurierskie i transportowe. Skala i złożoność tych sieci sprawiają, że rośnie potrzeba standaryzacji i automatyzacji procesów administracyjnych – szczególnie w kontekście zarządzania dokumentacją i obiegiem informacji między centralą a jednostkami terenowymi.

Wyzwaniem pozostaje również nierówny poziom kompetencji administracyjnych po stronie lokalnych partnerów czy kierowników jednostek. W praktyce skutkuje to nie tylko błędami formalnymi w dokumentach, ale też korzystaniem z nieefektywnych, ręcznych metod pracy. W wielu przypadkach dokumenty są nadal przesyłane e-mailem jako skany, a podpisywane w wersji papierowej. Utrudnia to archiwizację, wydłuża czas obiegu i zwiększa ryzyko pomyłek. Brakuje jednolitego systemu, który porządkowałby procesy. Poszczególne placówki działają według własnych zasad, co może prowadzić do chaosu informacyjnego, powielania dokumentów i trudności w egzekwowaniu standardów. Dodatkowo, decyzje wymagające zatwierdzenia przez centralę - takie jak zmiany kadrowe, lokalne promocje czy zgody formalne – często utkną w wielodniowej kolejce, co opóźnia działania na poziomie lokalnym. Problem potęguje brak centralnego rozwiązania do podpisu elektronicznego. Bez niego dokumenty trzeba drukować, podpisywać ręcznie i fizycznie przekazywać dalej, co jest nie tylko niepraktyczne, ale i kosztowne. Franczyzobiorcy nie zawsze mają pełny dostęp do aktualnych danych i dokumentacji, co ogranicza przejrzystość i możliwości szybkiego reagowania. Brakuje też jasnych wytycznych w zakresie archiwizacji dokumentów. To może prowadzić zarówno do opóźnień, jak i trudności w przypadku kontroli lub sporów prawnych.

 Rozwiązaniem, które obecnie coraz częściej jest wprowadzane w takich strukturach jest cyfryzacja procesów z wykorzystaniem e-podpisów. Dzięki temu cały obieg dokumentów, od umowy franczyzowej, przez umowy z pracownikami i dostawcami, aż po bieżące raporty i zgody może odbywać się w sposób szybki, bezpieczny i całkowicie zdalny. Wprowadzenie jednolitego narzędzia w całej sieci umożliwia centrali natychmiastowy wgląd w statusy dokumentów, zdalny, całodobowy dostęp, automatyczne powiadomienia i pełną kontrolę zgodności z procedurami.

- Rozproszone organizacje coraz częściej wdrażają dedykowane platformy do zarządzania obiegiem dokumentów firowych. Wprowadzenie elektronicznego podpisu i cyfrowego obiegu dokumentów pozwala nie tylko odciążyć centralę, ale też ujednolicić standardy działania i ograniczyć ryzyko, szczególnie w obszarze zatrudnienia i rozliczeń. Tego typu rozwiązanie znacznie skraca czas podpisywania dokumentów, eliminuje potrzebę drukowania, skanowania i przesyłania umów oraz znacząco zmniejsza ryzyko błędów formalnych. Pozwala także archiwizować całą dokumentację cyfrowo. W organizacjach rozproszonych to realna przewaga. Można szybciej zatrudniać pracowników w punktach sprzedaży czy oddziałach, sprawniej reagować na potrzeby rynku i łatwiej nadzorować jakość administracyjną współpracy z franczyzobiorcami – mówi Agnieszka Bocian, Business Development & Project Manager w SIGNIUS, firmie oferującej platformę do zdalnego podpisywania dokumentów.

Cyfryzacja dokumentów i wdrożenie e-podpisów oznacza także oszczędności – zarówno w kosztach operacyjnych, jak i w czasie pracy zespołów. Ponadto, scentralizowany dostęp do dokumentacji cyfrowej ułatwia audyty, raportowanie i zapewnia zgodność z przepisami – m.in. z Kodeksem pracy, RODO i wymogami podatkowymi.

W dobie pracy zdalnej, rotacji kadr i rosnącej presji na szybkość operacyjną, organizacje rozproszone coraz częściej traktują e-podpis nie jako innowację, lecz konieczność. Franczyzy, sieci handlowe i grupy sprzedaży, które wcześniej wdrożyły e-podpisy, dziś mają przewagę konkurencyjną: działają szybciej, taniej i bezpieczniej. W warunkach rozproszonego zarządzania, cyfrowy obieg dokumentów staje się fundamentem efektywności i rozwoju.

Nadesłał: Redakcja News