Z tego powodu konieczne jest zapewnienie zdalnego dostępu do usług administracyjnych, w tym do drukowania. Z pomocą przychodzą systemy oparte na chmurze, które pozwalają na drukowanie w dowolnym miejscu, a także pomagają obniżyć koszty dzięki holistycznej strategii zarządzania wydrukami.

Jak wdrożyć infrastrukturę drukowania w chmurze?

Pierwszym krokiem jest uproszczenie usług i infrastruktury IT aby skutecznie zarządzać wydrukami. Pojedyncze rozwiązanie do zarządzania drukiem w chmurze pozwala organizacjom odciążyć infrastrukturę fizyczną wymaganą do obsługi środowiska druku, zmniejszyć wymagania wobec wewnętrznego działu IT i zapewnić stabilne, elastyczne środowisko druku.

– W tym scenariuszu, zamiast wysyłać dokumenty przez serwer druku do wyznaczonego urządzenia drukującego – gdzie strony pozostają na widoku publicznym do czasu ich pobrania – są one przesyłane do chmury, gdzie są przechowywane w osobistej kolejce do czasu, aż użytkownik aż użytkownik uwierzytelni się na wybranym urządzeniu drukującym. Pozwala to użytkownikom na korzystanie z dowolnego autoryzowanego urządzenia w całej flocie drukarek, niezależnie od ich lokalizacji – mówi Sebastian Szpila Enterprise Account Manager Lexmark International Polska. – Aby zapewnić najwyższą mobilność, warto poszukać rozwiązania do zarządzania drukiem w chmurze, które zapewnia pełną obsługę drukowania z urządzeń Mac, Windows i Chromebook, dzięki czemu pracownicy mogą łatwo inicjować zadania drukowania z iPhone'a, iPada lub urządzenia z systemem Android – dodaje.

Dostęp do wydruków za pośrednictwem chmury umożliwia łatwą globalną kontrolę w dużych przedsiębiorstwach, a także centralną analizę danych dotyczących nawyków drukowania organizacji i poszczególnych osób.

Kontrola kosztów

Organizacje, które reagują na zmiany w modelach pracy, zyskują możliwość usprawnienia procesów biznesowych, co z kolei prowadzi do obniżenia kosztów. Zarządzanie drukiem w chmurze pozwala zaoszczędzić na wydatkach na sprzęt, ponieważ eliminuje konieczność posiadania serwerów druku. Skalowanie jest również bardziej opłacalne – wystarczy dodać więcej urządzeń bez konieczności zwiększania pojemności serwerów fizycznych.

Ważne jest również ograniczanie ilości odpadów. Wydruki, które gromadzą się na drukarce i są wyrzucane, nie tylko szkodzą środowisku, ale mogą również stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa danych, jeśli zawierają poufne lub prywatne informacje.

Drukowanie w chmurze pozwala na większą kontrolę nad wydrukami, co pomaga zmniejszyć ilość odpadów i ograniczyć zagrożenia dla bezpieczeństwa. Można również zaoszczędzić na kosztach, ustalając limity dla użytkowników i grup lub ograniczając możliwości drukowania. Na przykład, wyłączenie drukowania w kolorze, aby nie było niepotrzebnie wykorzystywane lub ograniczenie liczby pracowników mających dostęp do urządzeń o wysokiej funkcjonalności w sieci.