2011-08-03
Nowoczesne systemy IT w opinii wielu właścicieli firm są kwestią świetlanej, lecz bardzo oddalonej przyszłości. Automatyzacja pracy, zwiększenie wydajności pracowników, lepsza i szybsza obsługa klienta – tego przecież chciałby każdy przedsiębiorca.

Wielu z nich jednak nie dysponuje odpowiednimi środkami, umożliwiającymi wdrożenie innowacyjnego oprogramowania.

 

Zwiększenie wydajności pracowników poprzez automatyzację pracy

Każdy właściciel firmy dąży do tego, by wydajność jego pracowników była jak najwyższa – pozwala to na zmniejszenie kosztów działania przedsiębiorstwa przy równoczesnym zwiększeniu zadowolenia klientów. Szkolenia, motywujące wynagrodzenie,  podnoszenie morale pracowników – wszystko to może zwiększyć produktywność załogi tylko do pewnego stopnia. W pewnym momencie okazuje się, że najlepszą metodą zwiększenia wydajności pracowników, a przy tym – uzyskania pełniejszej kontroli nad tym, co dzieje się w firmie, jest zautomatyzowanie działań.

 

Wdrożenie profesjonalnie dostosowanego do potrzeb firmy systemu IT pozwala na zintegrowanie pracy poszczególnych działów przedsiębiorstwa – mówi Przemysław Lepiarz z krakowskiej firmy ALPOL – rozwiązania IT, Złotego Partnera COMARCH. – Dzięki oprogramowaniu opartemu na nowoczesnych technologiach wymiana informacji w firmie staje się sprawniejsza, co zwiększa efektywność pracowników. Jednakże, jak każda inwestycja w rozwój firmy, wdrożenie systemów IT wymaga pewnych nakładów finansowych, co niestety często stanowi barierę nie do pokonania dla wielu właścicieli firm.

 

To, że inwestycja w oprogramowanie zwiększające wydajność pracy zwraca się bardzo szybko, nie stanowi dla nikogo tajemnicy. Mimo to brak odpowiednich środków uniemożliwia wielu przedsiębiorcom podjęcie jakichkolwiek kroków w tym kierunku. Okazuje się jednak, że brak gotówki nie zawsze jest tak wielką przeszkodą – istnieje kilka sposobów na uzyskanie funduszy z zewnątrz.

 

Dofinansowania UE

W ciągu ostatnich kilku lat jedną z najpopularniejszych metod zdobywania pieniędzy na inwestycje stało się wsparcie pochodzące z funduszy Unii Europejskiej. Programy „Innowacyjna Gospodarka” czy „Gospodarka Regionalnej Szansy” umożliwiają przedsiębiorcom otrzymanie bezzwrotnej dotacji na rozwój firmy.

 

W tym roku kalendarzowym istnieje jeszcze możliwość złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.2 – „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B” oraz programu Gospodarka Regionalnej Szansy 2.1 – „Rozwój i podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstw”. Oba projekty skierowane są do firm z sektora MMŚP.

 

Pierwszy z wymienionych projektów umożliwia uzyskanie dotacji na oprogramowanie służące do realizacji procesów biznesowych. Co ważne – procesy te muszą obejmować minimum trzy oddzielne przedsiębiorstwa. Zadaniem oprogramowania może być np. automatyzacja procesu wymiany informacji pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami. Dofinansowanie może być przeznaczone na wartości niematerialne i prawne (np. licencje, patenty), środki trwałe (np. komputery), zakup analiz i usług doradczych, promocję projektu, wynagrodzenia i szkolenia specjalistyczne. Kwota dotacji musi mieścić się w przedziale 20 tys. zł – 2 mln zł i wynosić maksymalnie 85 % całości kosztów, wymaga więc min. 15 % wkładu własnego.

Drugi z projektów ma na celu m. in. zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez dofinansowanie inwestycji rozwojowych. Do grona takich inwestycji można zaliczyć unowocześnienie rozwiązań technologicznych wykorzystywanych w firmie. Kwota dotacji waha się od 40 tys. zł do 2 mln zł i może wynosić maksymalnie 45 % kosztów. Dofinansowanie jest więc wyższe niż w przypadku POIG 8.2, wymaga jednak przy tym większego wkładu własnego. Z tego programu wyłączone są m. in. przedsiębiorstwa działające w branżach handlowej oraz turystycznej, osoby ubezpieczone w KRUS, a także firmy, które otrzymały wsparcie na rozpoczęcie działalności z EFS.

 

Decydując się na wykorzystanie dotacji unijnej, musimy przygotować się na mnóstwo papierkowej roboty. Poprawne wypełnienie wniosków oraz pozostałej dokumentacji jest niezbędne do tego, by zgłoszenie zostało w ogóle rozpatrzone. Przedsiębiorca jest także zobligowany do wykonania Biznes Planu wg zasad określonych przez urząd. Nieprawidłowe wypełnienie dokumentacji może nawet zdyskwalifikować firmę z programu.

 

Sporą wadę z punktu widzenia właścicieli firm stanowi fakt, że proces składania i oceniania wniosków jest wyjątkowo długi. Zgodnie z przepisami decyzja w sprawie wniosków zostaje wydana nie później niż 180 dni po zakończeniu naboru wniosków, co w praktyce dla przedsiębiorcy oznacza całe 6 miesięcy oczekiwania na rozstrzygnięcie losów jego firmy. Tak długi czas czekania na decyzję jest dla wielu osób nie do przyjęcia –nie tylko utrudnia on zaplanowanie pracy, ale także wpływa negatywnie na morale pracodawcy i pracowników, utrzymując ich w ciągłej niepewności.

 

Leasing

Bardziej wymagający przedsiębiorcy coraz częściej zaczynają decydować się na inną formę zdobywania środków na inwestycje – leasing. Ten rodzaj finansowania polega na uzyskaniu prawa do korzystania z danego przedmiotu na określony okres w zamian za przekazywanie rat o ustalonej z góry wysokości. Leasing IT staje się coraz bardziej powszechną usługą, dzięki czemu znalezienie firmy oferującej korzystne warunki nie powinno stanowić problemu.

 

Dużą zaletą wybrania opcji leasingu jako metody finansowania inwestycji jest możliwość dokładnego zaplanowania wydatków, ponieważ koszty korzystania z tego typu usług są stałe bądź malejące (w zależności od podpisanej umowy). Wysokość wpłaty własnej zaczyna się już od 5 % wartości systemu IT. Jako koszty dodatkowe należy tutaj wymienić ubezpieczenie, które jest z reguły wymagane przez leasingodawcę oraz cenę wykupu, która nie zawsze jest wliczona w cenę rat leasingowych.

 

Podpisanie umowy leasingowej nie wymaga wypełniania wielu skomplikowanych dokumentów. Podstawą są oczywiście dowód osobisty przedsiębiorcy, dokumenty rejestrowe firmy, zaświadczenie o numerze REGON i NIP, zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości wobec budżetu oraz deklaracje PIT i CIT za ostatnie 12 miesięcy.

 

Jest to z pewnością dobre rozwiązanie dla firm o stabilnej sytuacji finansowej, jednak nie dysponującej jednorazowo dużymi środkami. Bardzo ważna jest tu umiejętność planowania wydatków oraz dotrzymywania terminów płatności – pozwala to uniknąć rozwiązania umowy i ewentualnego odszkodowania na rzecz leasingodawcy.

 

Ulga technologiczna

Ulga technologiczna to rozwiązanie dla firm, które dysponują w całości kwotą potrzebną na sfinansowanie wdrożenia systemu IT. Ta ulga podatkowa z tytułu nabycia nowych technologii została wprowadzona już w roku 2006, początkowo nie cieszyła się jednak dużą popularnością. Przysługuje ona każdemu przedsiębiorcy, który zdecyduje się na nabycie nowej technologii (tzn. stosowanej na świecie nie dłużej niż ostatnich pięć lat). Wyjątkiem są tu firmy działające w Specjalnej Strefie Ekonomicznej.

Wysokość ulgi to aż 50 % poniesionych wydatków na zakup innowacyjnej technologii. Praktycznie rzecz biorąc, dla przedsiębiorcy oznacza to oszczędność ok. 10 % kosztów zakupu nowoczesnej technologii. Co ważne, w wydatki te można wliczyć zarówno koszty usług (np. wdrożenia systemu IT), jak i sprzętu (np. wymiany komputerów).

 

Aby dana technologia została uznana za nową w skali światowej, niezbędne będzie uzyskanie opinii wydanej przez niezależne źródło naukowe. Przykładem systemu spełniającego te warunki jest oprogramowanie COMARCH, posiadające opinię Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie, potwierdzającą innowacyjność technologiczną.

 

Do rozliczenia ulgi konieczne jest wciągnięcie zakupionego systemu IT do ewidencji środków trwałych. Odliczenie z tytułu ulgi technologicznej przysługuje w rozliczeniu podatkowym w roku, w którym zostały poniesione wydatki, może jednak być rozłożone na trzy lata (zaliczki w roku poprzedzającym oraz opłaty poniesione w roku wprowadzenia do ewidencji oraz roku następnym). Ulga technologiczna nie może być łączona z innymi dofinansowaniami, tracą do niej również prawo firmy, które ogłosiły upadłość.

 

Ulga technologiczna nie jest ulgą uznaniową – przysługuje ona każdemu przedsiębiorcy, który spełnia podane w ustawie wymagania. Przed dokonaniem rozliczenia podatkowego warto jednak zasięgnąć opinii w odpowiednim US, by mieć pewność, że wszystkie dokumenty zostały przygotowane zgodnie z przepisami.

 

Istnieje wiele sposobów zdobywania środków na wdrożenie nowoczesnego systemu IT, usprawniającego pracę firmy. Jednakże niezależnie od wybranej metody finansowania należy pamiętać, że innowacyjne technologie to inwestycja, która się szybko zwraca – poprzez zwiększenie wydajności pracowników, stopnia kontroli przedsiębiorcy nad tym, co dzieje się w jego firmie, a także – zadowolenia klientów. W efekcie wszystko to generuje coraz lepsze wyniki sprzedaży.

Nadesłał: D.Kusak