2012-10-10
Prowadzenie biura rachunkowego wymaga dostępu do nowoczesnych narzędzi, umożliwiających sprawną obsługę czynności księgowych i kadrowych dla wielu klientów, a równocześnie gwarantujących zgodność z przepisami. Nieprzemyślany wybór programu księgowego może więcej zaszkodzić, niż pomóc, a nawet narazić Cię na konsekwencje prawne. Jak mądrze wybrać program do obsługi biura? Podpowiadamy, na co powinieneś zwrócić uwagę.

Gwarancja zgodności z przepisami

Księgowość i kadry to obszary działalności firmy, wymagające znajomości wielu przepisów i bycia na bieżąco z wszelkimi zmianami prawnymi, dotyczącymi przedsiębiorstw. Wyspecjalizowane biura rachunkowe, przejmujące te obowiązki od swoich klientów, biorą na siebie ogromną odpowiedzialność, dlatego też bardzo ważne jest, by wykorzystywany przez nie system informatyczny był zgodny z przepisami.

Wybierając program rachunkowy, upewnij się, że producent w ramach gwarancji na system zapewnia Ci bezpłatne aktualizacje do zmieniających się przepisów. Oszczędzi Ci to ogromną ilość czasu, którą inaczej musiałbyś poświęcić na śledzenie zmian w ustawach, a także zapobiegnie pomyłkom, wynikającym z rutynowości pracy.


Obsługa wielu baz danych

Jako biuro rachunkowe masz dostęp do danych, pochodzących z wielu niezależnych firm. Wszystkie one muszę być przechowywane i opracowywane oddzielnie, by zachować podstawowe zasady bezpieczeństwa. Twój system księgowy musi więc mieć możliwość obsługi wielu baz danych klientów – a nie każde oprogramowanie zapewni Ci taką opcję.

Sprawdź, czy wybrane przez Ciebie rozwiązanie jest rzeczywiście dostosowane do specyfiki pracy biura rachunkowego. Sama możliwość obsługi księgowości i kadr to za mało – mówi Przemysław Lepiarz z firmy ALPOL – rozwiązania IT, wdrażającej systemy do zarządzania przedsiębiorstwem. – Program musi być udostępniany w wersji przygotowanej specjalnie dla biur rachunkowych, by mógł spełniać wszystkie potrzeby branży.


Udogodnienia dla klientów

Dobry program księgowy zapewni Ci także rozwiązania, ułatwiające Ci kontakty z klientami. Takim narzędziem może być np. aplikacja typu Pulpit Menadżera, automatyzująca przekazywanie informacji pomiędzy biurem a klientem. Dzięki niej Twoi klienci mogą uzyskać dostęp do aktualnych, kluczowych danych na temat swojej firmy o każdej porze i z każdego miejsca na świecie, a Ty oszczędzasz czas, który musiałbyś poświęcić na odbieranie telefonów czy odpisywanie na maile.


Utrzymanie systemu

Jeśli chcesz zapewnić swoim klientom najwyższy poziom usług, musisz mieć pewność, że wykorzystywany przez Ciebie system Cię nie zawiedzie. Wszystkie awarie muszą być usuwane szybko i efektywnie, by Twoje biuro nie musiało przerywać pracy na dłuższy czas.

Podpisz umowę utrzymania systemu informatycznego, by mieć dostęp do pomocy specjalistów i gwarancję szybkiej reakcji na zgłoszenie. Przekaż opiekę nad swoim programem profesjonalistom, a sam skup się na własnym biznesie. W ten sposób nie będziesz musiał martwić się o działanie oprogramowania i będziesz mógł poświęcić więcej czasu na wykonywanie własnych obowiązków.


Dostępność

Twoi klienci z pewnością mają różne wymagania. Część z nich będzie zadowolona, jeżeli od czasu do czasu będziesz odwiedzać ich siedzibę. W takich sytuacjach musisz mieć możliwość zdalnego dostępu do danych, by nie marnować czasu na przepisywanie informacji, kopiowanie plików itp. Zadbaj o to, by Twój program Ci na to pozwalał. Dobrym rozwiązaniem jest np. zainstalowanie systemu na wirtualnym serwerze VPS – wystarczy Ci wtedy dostęp do internetu, by móc wygodnie pracować na własnym programie.

Dostępność oprogramowania z każdego miejsca na świecie ułatwi Ci także obsługę klientów w sytuacjach, gdy nie masz możliwości dotarcia do biura. W razie potrzeby będziesz mógł pracować w domu, w pociągu czy siedząc w kolejce u lekarza, co pomoże Ci efektywniej wykorzystać swój czas.


Możliwość rozbudowy

Kupując system dla biura rachunkowego, wybierasz określone funkcjonalności, które muszą być w nim dostępne i które są Ci koniecznie potrzebne do pracy. Po pewnym czasie jednak, gdy Twoja firma się rozrośnie, może się okazać, że Twoje wymagania się zmieniły. Będziesz potrzebował dodatkowych funkcjonalności, których nie zapewni Ci Twój program.

Nie pozwól na to, by system hamował rozwój Twojej firmy! Programy dla biur rachunkowych muszą być otwarte na rozbudowę – uważa Przemysław Lepiarz. – Optymalnym rozwiązaniem jest system, który w zależności od potrzeb można rozszerzać o gotowe dodatki oraz o aplikacje dedykowane, projektowane na indywidualne zamówienie.


Moduły analityczne

System rachunkowy odciąży Cię z niektórych czynności i zautomatyzuje Twoją pracę. Dzięki temu będziesz miał więcej czasu na kontrolowanie bieżącej sytuacji firmy, tworzenie strategii i dbanie o wysoki poziom usług. Do wszystkiego tego będziesz potrzebować najwyższej jakości, pewnych i aktualnych danych. Owszem, dostarczy Ci ich program. Jak jednak je analizować?

Zadbaj o to, by wybrane przez Ciebie oprogramowanie zawierało moduły analityczne, najlepiej – Business Intelligence. Takie narzędzie dostarczy Ci wszelkiego rodzaju raportów, zestawień i analiz, dzięki którym nie będziesz musiał tracić czasu na ich ręczne przygotowywanie. Informacje te pomogą Ci zarządzać firmą i zwiększyć kontrolę nad wszystkimi obszarami jej działalności.


Jak wybrać program księgowy?

Mądrze wybrany program do biur księgowych będzie służył wielką pomocą w pracy biura rachunkowego. Przed dokonaniem zakupu należy rozważyć wszystkie dostępne możliwości, by mieć pewność, że system będzie rzeczywiście dostosowany do naszych indywidualnych potrzeb.

Nadesłał: Dorota Bal