...Na szczęście można temu zaradzić dzięki specjalnemu oprogramowaniu OCR.

Inteligentne oprogramowanie OCR służy do rozpoznawania i digitalizacji znaków podczas skanowania. Dzięki niemu możliwa jest szybka zamiana dokumentów zapisanych w formie papierowej do formatu Word, Excel lub PDF, które potem mogą być łatwo edytowane na ekranie komputera i dalej przetwarzane przez użytkowników. Programy tego typu rozpoznają polskie znaki i zapewniają  doskonałą jakość odwzorowania zdjęć. Aplikacja jest bezpłatnie dołączana do wszystkich drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych A4 Konica Minolta wyposażonych w skaner, nawet tych przeznaczonych tylko do użytku domowego. Dzięki temu drukarki potrafią nie tylko kopiować, drukować i skanować, ale „przepisują” także za użytkownika teksty i tabelki.

Funkcja OCR to idealne oprogramowanie dla uczniów, studentów oraz wszelkich firm i instytucji, w których dokumenty w postaci papierowej trzeba często zamieniać na pliki umożliwiające edycję. – Na pewno jest to doskonałe narzędzie pracy dla wszystkich uczniów i studentów, którzy wykorzystują fragmenty różnych opracowań w swoich pracach. Kiedy tego tekstu jest bardzo dużo, to zawsze łatwiej go zeskanować niż mozolnie przepisywać. Zwłaszcza gdy mamy do czynienia z tabelkami lub zdjęciami – mówi Szymon Szczur, koordynator ds. rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska. – Programy OCR radzą sobie także z zamianą pisma ręcznego na pliki World, choć w tym przypadku nie zawsze są bezbłędne. Dzięki temu możliwa jest łatwa digitalizacja  własnych notatek z wykładów.

System skanowania i przetwarzania tekstów ma wiele zastosowań także w różnego rodzaju biurach, bankach, uczelniach, archiwach, agencjach reklamowych, marketingu i w sektorze public relations. We wszystkich tych instytucjach pracownicy mają do czynienia z dużą ilością dokumentów papierowych, które trzeba edytować na ekranie komputera lub archiwizować. 

- OCR może być niezwykle przydatny np. w kancelariach prawnych, które otrzymują wiele pism w formie papierowej i muszą się do nich odnieść. Po ich zeskanowaniu i zamianie na plik formatu World, łatwiej na nich pracować i wprowadzać poprawki. Łatwiej też odnaleźć w komputerze zapisy aktów prawnych, na które powołują się strony – dodaje Szymon Szczur. Praktyka pokazuje, że każdy, niezależnie od tego czy jest uczniem, studentem, księgową czy dobrze opłacanym prawnikiem, na pewno kiedyś zetknie się z aplikacją OCR i szybko dostrzeże jej przydatność w swoim prywatnym i zawodowym życiu. Kiedy już raz z niej skorzysta, trudno będzie mu się bez niej obyć. Teraz natomiast kupując jeden z modeli urządzeń wielofunkcyjnych A4 magicolor lub bizhub można ją mieć za darmo.