„Nieupoważnionym wstęp wzbroniony” – jeszcze kilka lat temu tablice z takim napisem były na porządku dnia codziennego w wielu firmach. Często zdarzało się, że taki zakaz był iluzoryczny, zwłaszcza w miejscach o dużym natężeniu ruchu. Obecnie firmy coraz chętniej korzystają z możliwości kontroli dostępu za pomocą systemu klucza. Nie muszą wówczas wprowadzać żadnych zakazów. Wszystko sprowadza się do nadania pracownikom odpowiednich uprawnień.

Skuteczne systemy zabezpieczeń kojarzą się najczęściej z siecią informatyczną i zabezpieczeniem przed dostępem niepowołanych osób do danych. Jednakże te można przejąć nie tylko cyfrowo, ale również fizycznie. Dlatego obok zaawansowanych systemów zabezpieczających przed wyciekiem czy utratą danych, firmy inwestują również w systemy pozwalające na zarządzanie dostępem do budynku lub jego poszczególnych stref. W nowych budynkach jest to już standardem realizowanym na poziomie budowy. W starszych taki system trzeba wdrożyć od początku. Ale to wcale nie musi być ogromnym przedsięwzięciem wiążącym się z remontem i przebudową pomieszczeń.

– Oczywiście to, na jaki system zdecyduje się firma, zależy od jej potrzeb i możliwości budżetowych. Czasami jednak warto zacząć od rozwiązania najprostszego i dostępnego praktycznie od ręki, czyli mechanicznego systemu klucza, opartego np. na wkładkach BKS. Jest to nic innego jak system uprawnień dostępu do poszczególnych pomieszczeń tworzony indywidualnie dla konkretnej realizacji – wyjaśnia Piotr Kosmowski, szef działu techniki i rozwoju w polskim oddziale firmy G-U, do której należy marka BKS.

System klucza pozwala na nadawanie wybranym osobom dostępu do określonych stref w firmie. Na przykład do laboratorium badawczego wejść będzie mógł tylko personel tego laboratorium, ewentualnie kierownik działu oraz osoba zarządzająca obiektem. Do archiwum akt osobowych – wyłącznie uprawniony pracownik działu kadr i szef HR – wszystko w zależności od potrzeb danej organizacji.

Aby móc wydzielić takie strefy, należy zaprojektować system, który opiera się na zróżnicowanych wkładkach do zamków. Od tego, jaka to wkładka, zależy, czy będzie to mechaniczny czy elektroniczny system klucza. Jednak zasada w obu przypadkach jest taka sama: wszystkie drzwi, do których dostęp przypisaliśmy danemu pracownikowi, będzie on mógł otworzyć za pomocą jednego klucza (system mechaniczny) lub jednej karty/transpondera (system elektroniczny). Nie musi więc nosić ze sobą pęku kluczy.

– W każdym takim systemie istnieje też klucz główny (Master Key), który pozwala na otwarcie każdego pomieszczenia objętego systemem. Zazwyczaj posiada go zarządzający obiektem. Mechaniczny system klucza można wdrożyć w zasadzie od ręki – wystarczy wymienić wkładki w zamkach na przykład na BKS Janus lub Livius. Dodatkowym atutem jest to, że wkładki te same w sobie stanowią zabezpieczenie antywłamaniowe – podpowiada ekspert G-U Polska.

Kontrola wejść i strefy czasowego dostępu

Mechaniczny system klucza sprawdza się w obiektach mniejszych, w których nie obowiązują wyśrubowane normy w zakresie bezpieczeństwa. Tam, gdzie są wymagane, warto wdrożyć rozwiązania będące połączeniem systemu mechanicznego i elektronicznego. Pozwala to nie tylko na sprawne zarządzanie dostępami do poszczególnych miejsc w firmie, a tym samym na ochronę dóbr materialnych i danych, ale także dostarcza informacji na temat tego, kto i kiedy wchodził do danego pomieszczenia, a także ile czasu tam spędził.

– System oparty na elektronice ma jeszcze taką zaletę, że pozwala na wprowadzenie przedziałów czasowych, w których dana osoba będzie mieć uprawnienie wejścia do konkretnej strefy w firmie. Sprawdza się to na przykład w firmach pracujących w systemie zmianowym – wówczas dostępy są aktywne tylko w ramach czasowych wytyczonych dla danej zmiany (np. tylko w godzinach jej pracy). Atutem jest możliwość weryfikacji, o której godzinie dane pomieszczenie zostało otwarte (może być to dodatkowa weryfikacja czasu pracy lub informacja przydatna na przykład, kiedy trzeba umiejscowić jakieś zdarzenie w czasie) – twierdzi Piotr Kosmowski.

Podkreśla, że opcją wartą rozważenia, jest system klucza z biometryczną kontrolą dostępu, gdzie zamiast klucza wykorzystywane są opuszki palców pracowników. – Czytnik linii papilarnych skanuje wybrane punkty z opuszka palca, a nie całe odciski i może zapamiętać do 150 opuszków. Działa na zasadzie termicznego skanowania, nie można go więc wykorzystać, „podkładając” odcisk palca, ani martwy palec – wyjaśnia ekspert G-U Polska.

Wdrożenie systemu klucza w firmie – krok po kroku

1.       Wybór rodzaju systemu klucza: mechaniczny, elektroniczny lub mieszany.

2.       Określenie, w jakiej klasie zabezpieczenia antywłamaniowego ma być wykonany system klucza.

3.       Ustalenie liczby potrzebnych wkładek do zamków, z uwzględnieniem również przyszłych potrzeb (planowanej rozbudowy firmy, wprowadzenia systemu zmianowego lub hybrydowego modelu pracy, dobudowy nowych obiektów, itp.).

4.       Nadawanie dostępów – podział obiektu na strefy, przypisanie pracowników do określonych stref i nadanie odpowiednich uprawnień.

5.       Instalacja.

System klucza sprawdza się wówczas, kiedy jest efektywny. Nie ma sensu wdrażanie elektronicznego systemu klucza tam, gdzie zaawansowane zabezpieczenia po prostu nie są potrzebne. W tym przypadku lepszym rozwiązaniem będzie system mechaniczny. Tym bardziej, że często, aby móc wykorzystać wszystkie zalety systemu w wyższej klasie bezpieczeństwa, trzeba wprowadzić dodatkowe akcesoria, np.: specjalne szyldy i klamki antywłamaniowe, zamki czy specjalistyczne okucia. A przede wszystkim – i to warto wziąć pod uwagę, wybierając system klucza dla istniejących budynków – w przypadku rozwiązań opartych na elektronice trzeba założyć odpowiednią instalację.

System klucza to bardzo wygodne rozwiązanie pozwalające zarządzać dostępem do poszczególnych części firmy. Stanowi skuteczne zabezpieczenie przed wejściem osób niepowołanych, a w czasie pandemii pełni też rolę bufora. Jeśli sytuacja tego wymaga, możemy więc dzięki niemu ograniczyć możliwość wejścia osób z zewnątrz do określonych przestrzeni w firmie.