Współcześni przedsiębiorcy muszą dostosować się do nowych wymogów w świecie innowacji, w przeciwnym razie mogą stracić znaczną część swoich klientów lub nawet zniknąć z rynku.

Z drugiej jednak strony, ten sam instytut ostrzega, że zaledwie 30 proc. inicjatyw związanych z cyfrowymi transformacjami biznesowymi okaże się sukcesem. U progu technologicznej rewolucji decyzja o  implementacji nowoczesnych rozwiązań staje się już więc nie tylko odpowiedzią na potrzeby rynku, ale projektem o znaczeniu strategicznym dla funkcjonowania firmy.

Więcej niż zmiana

Analitycy przewidują, że cyfryzacja będzie miała istotny wpływ na działalność biznesową w ciągu najbliższych 3-5 lat i ma doprowadzić do ograniczenia barier, uproszczenia sposobu działania firm i zmiany drogi interakcji firm z klientami. Wiele przedsiębiorstw podchodzi jednak do zmian sceptycznie. Wynika to przede wszystkim z braku świadomości, jakie korzyści może przenieść cyfrowa restrukturyzacja modelu funkcjonowania. Przykładem takiego podejścia jest zarządzanie całym procesem obiegu dokumentów. Wiele firm bagatelizuje korzyści, jakie mogą płynąć z wdrożenia usług zarządzania drukiem, nie dostrzegając jak wiele procesów w firmie opartych jest właśnie na obiegu dokumentów – zarówno w wymiarze cyfrowym, jak i analogowym. Dzieje się tak w przypadku firm realizujących masowe wydruki i transakcje wymagające udokumentowania. Do takich organizacji należą m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów i ubezpieczeń, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism.

Powierzenie procesów zarządzania drukiem zewnętrznym specjalistom przynosi firmom wiele korzyści. Głównym jednak argumentem stojącym za decyzją o outsourcingu druku w firmie jest optymalizacja kosztów.

- Koszt wydruku obejmuje nie tylko zakup urządzeń, tonerów i papieru. To także zużyta energia elektryczna, koszt serwisowania, zajmowana przez urządzenia powierzchnia, którą można wykorzystać w bardziej efektywny sposób, czas użytkowników tracony na zbędne wydruki oraz straty dla firmy związane z brakiem kontroli nad poufnymi danymi. Zewnętrzny dostawca gwarantuje obniżenie kosztów dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu infrastruktury. Zazwyczaj, po wdrożeniu usługi, oszczędności kształtują się na poziomie 10-40 proc. - komentuje Radosław Skowronek, Menedżer działu wsparcia sprzedaży i wdrożeń Xerox Polska.

Zewnętrzny i wyspecjalizowany dostawca to także gwarancja ustandaryzowania procesów administracyjnych związanych z obsługą floty drukującej. W ramach szeroko rozumianego outsourcingu IT firmy mogą zlecać także koncepcję, tworzenie, wdrażanie i nadzór nad rozbudowanymi rozwiązaniami zarządzania drukiem, które są przeznaczone dla konkretnego sektora, branży lub przedsiębiorstwa. W efekcie wprowadzenia zmian przedsiębiorstwo może liczyć na uzyskanie zamkniętego systemu informatycznego, w ramach którego o wiele łatwiej kontrolować środowisko wydruku, koszty i bezpieczeństwo dokumentów i sieci.

Kompleksowa obsługa

Choć wiele firm korzysta w tej chwili z papierowych wersji dokumentów, z czasem coraz większą popularność zyskują dokumenty elektroniczne. Wiąże się to z konkretnymi przepisami na nowo definiującymi czym jest w rozumieniu prawnym dokument. Dlatego tak ważne jest scentralizowanie administracji  całym środowiskiem obiegu dokumentów. Tym bardziej w firmach, które operują i bazują na umowach, fakturach czy formularzach.

Dostawcy rozwiązań IT już w tej chwili oferują usystematyzowanie procesu korespondencyjnego. Zdigitalizowana korespondencja otrzymywana przez spółkę drogą pocztową, mailową czy faksem najpierw trafia do Centrum Operacyjnego zewnętrznego partnera. Tam tworzona jest jej elektroniczna wersja. Pozyskiwane są również kluczowe dane, które następnie kategoryzuje się według kryteriów takich jak: nadawca, odbiorca lub treść. W końcu, w formie cyfrowej dokument jest wysyłany do właściwych odbiorców lub, w odpowiednich systemach,  udostępniane są zawarte w nim informacje. Umowa zabezpiecza natomiast kwestie związane z bezpieczeństwem i tajnością danych a także poziom dostępności danej usługi.

Rozszerzeniem dla tego typu rozwiązań są elektroniczne archiwa i obieg dokumentów, które uniezależniają od papieru zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną. W ten sposób poza ograniczeniem kosztów, przedsiębiorstwo uzyskuje pełną kontrolę nad dokumentami.