Jednocześnie ponad 80% firm z sektora MŚP chce odejść od dotychczasowego sposobu wystawiania faktur, publikowania wyników finansowych, wypełniania formularzy prawnych i HR, a zaoszczędzony czas przeznaczyć na realizację innych procesów, podaje ankieta Xerox.

Badanie przeprowadzone na ponad tysiącu firm w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech pokazuje, że respondenci oczekują wprowadzenia takich zmian w swoich firmach w ciągu następnych 12 miesięcy.

Prawie połowa, bo aż 46% z nich przyznaje, że angażowanie się w procesy wymagające użycia papieru zabiera znaczącą część ich czasu, a 60% uważa, że wpływa to na ich ostateczne zyski. W procesy wykorzystujące papier był najbardziej zaangażowany sektor MŚP w Niemczech (51%) i Stanach Zjednoczonych (50%). Kolejne miejsca zajęli przedstawiciele Wielkiej Brytanii (43%) i Francji (37%).

Większość reprezentantów sektora, przymierzając się do zdigitalizowania swoich procesów, zwróci się o poradę do ekspertów. Jak się okazuje, tylko 20% z nich zdaje sobie sprawę z istnienia rozwiązań eliminujących papier. Badanie pokazuje również, że 47% z nich uda się do resellera sprzętu biurowego, jeden na czterech skonsultuje się z resellerem IT, a 37% zasięgnie porady samego producenta sprzętu. 

- Zmiana może okazać się trudna dla MŚP, ale jest wiele sposobów na jej zapoczątkowanie - mówi Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager. - Obierając kierunek digitalizacji trzeba dobrze zrozumieć jak technologia – jak np. aplikacje na urządzenia drukujące czy usługi zarządzania środowiskiem wydruku (MPS) – może wesprzeć wizję i strategię firmy w zakresie cyfrowej transformacji – dodaje.

Czynniki wpływające na decyzje biznesowe

Ankieta przeprowadzona przez niezależną firmę badającą rynek Coleman Parkes Research wskazuje, że największym priorytetem sektora MŚP jest obecnie wzrost produktywności.  

Pozostałe wnioski: 

·         28% przedstawicieli MŚP określa swój stopień wdrożenia planów zdigitalizowania procesów związanych z drukiem jako zaawansowany. Francja (33%) plasuje się w tym zestawieniu na pierwszym miejscu.

·         Amerykańskie firmy z sektora MŚP opóźniają się z realizacją planów zdigitalizowania procesów, a 41% przyznaje, że właśnie je rozpoczęło (w stosunku do średniej, która wynosi 37%) 

·         12% wszystkich firm z sektora MŚP wdroży te zmiany za rok lub trzy lata.

Dodatkowo zauważono, że sektor MŚP, skupiając się na automatyzacji, digitalizacji i podnoszeniu produktywności koncentruje się na poszczególnych zagadnieniach:

·         Usługi zarządzania drukiem (Managed Print Services - MPS): 42% spośród ankietowanych firm posiada w tej chwili umowę MPS, natomiast 40% planuje taki krok w ciągu kolejnego roku. 66% wydaje miesięcznie ponad 1 000 dolarów amerykańskich na działania związane z drukowaniem, co stanowi istotny koszt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Firmy korzystające z usług MPS podają, że ich koszty spadły, zmniejszyło się zużycie papieru, a nakłady ponoszone na drukowanie są łatwiejsze do zlokalizowania. To ich zdaniem najważniejsze zyski wynikające z wprowadzenia tego systemu. 

·         Mobilność: 23% firm z sektora uważa, że do końca 2017 roku ich urządzenia przenośne zostaną całkowicie zintegrowane z procesami przepływu pracy. Dziś 66% firm sektora MŚP wdraża mobilne drukowanie, żeby ułatwić pracownikom zdalne wykonywanie obowiązków (np. w czasie wyjazdów służbowych), podczas gdy 27% planuje taki ruch w następnym roku. Jest to spowodowane głównie wspieraniem wzrostu produktywności wśród pracowników mobilnych czy spełnienianiem oczekiwań klientów, którzy chcieliby uzyskać łatwy dostęp do informacji. Jednym z czynników jest też chęć polepszenia i przyspieszenia procesów obsługi klienta.

·         Bezpieczeństwo:  Dla sektora MŚP coraz ważniejsza staje się ochrona najważniejszych danych biznesowych, a także zgromadzonych danych wynikających z funkcjonowania firmy. W efekcie 56% firm z sektora wyposaża swoje biura w drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne z funkcjami zabezpieczającymi.

Sektor MŚP w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej wydaje 40 miliardów dolarów amerykańskich na wyposażenie biurowe i usługi związane z drukiem. Pomaganie przedsiębiorstwom w ulepszaniu tych procesów było i jest głównym celem Xerox. W tym celu firma wprowadziła szereg rozwiązań pomagającym sektorowi MŚP w automatyzacji procesów, wspieraniu mobilności i zredukowaniu kosztów drukowania poprzez usługi MPS. Technologia ConnectKey^® automatyzuje ręczne, bazujące na papierze procesy i pomaga mobilnym użytkownikom pracować w bardziej efektywny sposób, nawet poza biurem. Stosując wielopoziomowe podejście to zabezpieczania drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, Xerox współpracuje na co dzień Cisco i McAfee.