Według danych IDC koszt druku w firmach to aż 5% rocznych wydatków, a pracownicy pionów informatyki w ponad połowie wszystkich wezwań interweniują przy urządzeniach drukujących. Firmy mogą jednak temu zaradzić, wdrażając odpowiednie systemy zarządzania drukiem, które nie tylko usprawnią codzienny tryb pracy w biurze, ale pozwolą zaoszczędzić nawet do 30% kosztów na niepotrzebne wydatki w skali roku.

Firmy posiadające flotę drukującą mierzą się na co dzień z dwoma głównymi problemami. Pierwszy to koszt jej funkcjonowania i serwisowania, drugi – logistyka materiałów eksploatacyjnych, które kupowane „na zapas” mrożą firmowy kapitał. Problemy te wynikają  najczęściej z impulsywnych potrzeb zakupowych, pod wpływem których wybierane jest urządzenie najtańsze albo najłatwiej dostępne. Jak się okazuje brak spójnej polityki zakupowej skutkuje koniecznością pomnożenia wydatków na firmową flotę przez „kilka” – kilku dostawców, kilku producentów i kilka serwisów technicznych, które gwarantują jej nieprzerwaną pracę. A ile to kosztuje? Zdecydowanie za dużo.

Optymalne zarządzanie flotą drukującą

Wiele przedsiębiorstw w Polsce wydaje krocie na roczne utrzymanie firmowej floty drukującej.  Dla przykładu spółka, która ma 100 drukarek na same tonery i wsparcie działu helpdesk w tym obszarze wydaje około 130 000 zł rocznie. Jeśli do tego doliczymy usługi serwisowe dedykowane różnym maszynom z portfolio kilku producentów i koszt zużycia materiałów na wydruki pracowników, które nie zawsze są niezbędne, okazuje się, że firmowa flota staje się jednym z poważniejszych pochłaniaczy pieniędzy z firmowego budżetu. Zatem jak zoptymalizować druk w firmie?

Pakietem usług dedykowanym optymalizacji kosztów druku w firmach jest Optimized Print Services. Autorskie rozwiązanie Konica Minolta pozwala oszczędzić około 30% wydatków związanych z procesami druku w firmach w skali roku. Przede wszystkim jednak – usprawnia pracę, dostosowując dotychczasową infrastrukturę drukującą do potrzeb osób i działów firmy w oparciu o audyt rzeczywistych potrzeb pracowników w zakresie druku.    

OPS to pakiet usług, na który składają się konsulting, wdrożenie i obsługa. Pierwszy etap, czyli konsulting to audyt zastanej w firmie floty drukującej pod kątem funkcjonalności, kosztów i odpowiedzi na potrzeby pracowników. Wdrożenie to etap modernizacji dotychczasowego rozwiązania i przeszkolenie załogi firmy do pracy z urządzeniami i oprogramowaniem, tak by w pełni wykorzystać ich funkcjonalność. Obsługa to późniejsze utrzymanie urządzeń w stanie sprawności dzięki monitorowaniu jej pracy i bieżącej pomocy serwisowej.

Analiza pracy w biurze

- W pierwszym etapie realizacji usługi, Konica Minolta wnikliwie audytuje procesy druku w przedsiębiorstwie. Audytor analizuje pracę firmowej floty – zbiera dane na temat działania urządzeń, ich wykorzystania przez pracowników, stanu technicznego i funkcjonalności. W okresie od czterech do sześciu tygodni partner monitoruje rzeczywiste wykorzystanie urządzeń i liczbę wydrukowanych stron. Wszystko to pozwala na bardzo dokładne poznanie środowiska drukującego w firmie klienta, a tym samym dobranie idealnego rozwiązania, dyktowanego jej indywidualnym potrzebom – tłumaczy Paweł Grzyb, kierownik produktu ds. Optimized Print Services w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Optymalne dopasowanie do potrzeb

Na podstawie wyników z pierwszej części procesu – Konica Minolta proponuje wdrożenie rekomendowanego systemu zarządzania drukiem. Jest on konsultowany z przedstawicielami firmy, z uwzględnieniem charakteru procesów biznesowych przedsiębiorstwa. W wyniku konsultacji obu stron zostaje wypracowane idealne rozwiązanie dedykowane i spersonalizowane pod kątem  firmy, której dotyczy. – Nie oznacza ono jednak, że proponujemy firmie wymianę wszystkich rozwiązań, które zastaliśmy rozpoczynając nasze działania. Bardzo często jest tak, że wiele z urządzeń klienta jeszcze się nie zamortyzowało, bo są w firmie od niedawna albo są w doskonałym stanie technicznym. Wówczas rekomendujemy pozostawienie ich, tym bardziej, że mamy możliwość późniejszego monitorowania i obsługi serwisowej maszyn konkurencyjnych firm – komentuje Paweł Grzyb.

Po akceptacji wypracowanego rozwiązania, które poprawi zarządzanie dokumentami oraz zapewni optymalizację kosztów w firmie  – następuje etap implementacji projektu. W czasie kilku tygodni do firmy sprowadzone zostają wcześniej zamówione urządzenia, materiały eksploatacyjne, oprogramowanie i licencje. Po ich instalacji dedykowany pracownik Konica Minolta szkoli użytkowników, by mogli w pełni wykorzystywać funkcjonalność nowych rozwiązań. Finalnie, po zakończeniu procesu wdrożenia, nad urządzeniami zawisają tablice instruktażowe, które za pomocą prostych piktogramów pokazują, jak wykonać podstawowe czynności na nowym urządzeniu, na przykład wysłać skan dokumentu na adres e-mail lub jak skopiować dokument z formatu A4 do A3 i na odwrót. Te ułatwienia są szczególnie cenne dla osób, które wcześniej korzystały z drukarek nabiurkowych o dużo uboższej funkcjonalności. 

Zdalny monitoring i obsługa serwisowa

W ramach trzeciej składowej pakietu OPS, czyli obsługi można natomiast skorzystać z usługi Monitoring Comfort Plus. Dzięki niej poprawie ulega logistyka materiałów eksploatacyjnych. Klient otrzymuje wsparcie ogólnopolskiej sieci techników serwisu Konica Minolta. Wysoko wykwalifikowany personel reaguje zaraz po pojawieniu się problemu. Jest to możliwe dzięki rozproszonej w całym kraju (10 miast) sieci delegatur Konica Minolta, co gwarantuje najszybszą obsługę serwisową. Wyróżnikiem OPS Monitoring Comfort Plus jest możliwość współpracy z urządzeniami wszystkich producentów. W praktyce oznacza to, że niezależnie od marki czy modelu drukarki – zdalny monitoring Konica Minolta jest w stanie na bieżąco diagnozować poziom zużycia jej materiałów eksploatacyjnych, jak tonery czy bębny oraz sygnalizować występujące usterki. System w takich sytuacjach wysyła automatycznie informację do najbliższej lokalizacją delegatury Konica Minolta, a ta następnie przekazuje ją technikowi. 

Gwarancja sprawności floty

OPS to przede wszystkim szereg korzyści – obniżanie kosztów w firmie do 30% i ciągła sprawność floty, ponieważ wszelkie materiały eksploatacyjne są wymieniane automatycznie zanim końca dobiegnie ich okres żywotności. Im bardziej dokument drukowany jest dominującą formą komunikacji z klientami, jak choćby w przypadku banków czy operatorów telekomunikacyjnych, tym ważniejsza sprawność floty.