Czy firmy dostosowały już powierzchnię do nowego systemu świadczenia pracy? Wolą renegocjować umowy czy raczej przenosić się do nowych lokalizacji?   

Firmy w Polsce chciałyby powrotu pracowników do biur, ale muszą poszukiwać optymalnych rozwiązań, które odpowiadałyby także oczekiwaniom zespołów. W niektórych firmach wszyscy pracownicy pracują z biura, ale stanowią one zaledwie klika, może kilkanaście procent organizacji. Standardem na rynku staje się system 2/3 lub 3/2 dni pracy w tygodniu z biura, a w niektórych przypadkach także znacznie rzadziej. Wielu pracowników, którzy zostali zatrudnieni w pandemii pracuje też z miast, gdzie spółki nie mają siedziby. 

Widoczny jest trend optymalizowania powierzchni. Najemcy stawiają na nową, atrakcyjną przestrzeń, wspierającą pracę i kreatywne myślenie. W ten sposób starają się związać pracowników z organizacją oraz integrować teamy. Jak wskazują wyniki badań, które przeprowadziliśmy, większość firm jest zadowolona ze swoich biur w zakresie lokalizacji, ale pracuje nad zmianą ich funkcjonalności, co sprawia, że mamy coraz więcej renegocjacji umów.

Ilość wolnych powierzchni w wysokiej klasy obiektach w ścisłych centrach miast jest mocno ograniczona i często jest o nie wyścig, choć oznacza to umowę co najmniej na 7 lat i zwykle dopłatę do aranżacji lub konsumpcję znacznej części wakacji czynszowych.

Jak przebiegają negocjacje dotyczące partycypacji właścicieli budynków w kosztach fit-out’u?

W tym przypadku wiele się zmieniło w ciągu ostatniego półtora roku. Uczestnicy warszawskiego rynku mają świadomość, że przygotowanie nowoczesnego i funkcjonalnego biura pod klucz w nowym obiekcie to koszt, którego Wynajmujący nie są już w stanie ponieść w 100 proc. Pomimo 7 letnich umów oferowane budżety nie wystarczają na całościową realizację fit-outu. Najemcy często konwertują dodatkowe zachęty lub dokładają do prac. Tym istotniejsza jest teraz rola doradztwa technicznego, które jest głównym elementem optymalizacji kosztów aranżacji.

Na rynkach regionalnych sytuacja jest lepsza, w wielu przypadkach dotyczących kluczowych klientów, przy 5 letnich umowach udaje się dostarczyć powierzchnię wykończoną pod klucz. Wiąże się to natomiast z samą specyfikacja powierzchni i jej typem. Warszawa jako siedziba największych organizacji (w regionach mamy przewagę SSC i BPO) wyznacza trendy. Podejmowane są w niej szerzej zakrojone zabiegi z zakresu designu i ESG, co generuje wyższe koszty.

Jak najemcy radzą sobie ze wzrostem opłat za utrzymanie biur?

Główne wyzwania rynku biurowego to wysokie koszty aranżacji powierzchni oraz wysokość opłat eksploatacyjnych. Naturalnym krokiem dla firm jest tu weryfikacja kosztów eksploatacyjnych. Większość umów narzuca strukturę Triple Net. Najemcy uiszczają zaliczki na poczet realnie poniesionych przez wynajmującego kosztów, co jest zasadne. W przypadku dobrze wynegocjowanej umowy Najemca ma mechanizm weryfikacji rozliczeń, przedstawianych przez Wynajmującego i wnoszenia uwag, które powinny zostać uwzględnione. Na rynku niestety zdarzają się Wynajmujący, którzy w strukturze opłat eksploatacyjnych zawierają pozycje, które nie powinny się tam znaleźć lub rozdzielają koszty w sposób nietransparentny i niekorzystny dla Najemców. Należy również uważać na koszty związane z odsetkiem powierzchni niewynajętej w budynku, które Wynajmujący próbują przerzucać na Najemców.

Coraz większym obciążeniem dla Najemców są ceny energii elektrycznej, które wpływają na wysokość opłat eksploatacyjnych oraz dodatkowo są  kosztem licznikowym. Wielu Wynajmujących chwali się zabezpieczeniem dogodnych stawek oraz inwestycjami, które te koszty obniżają, jak oświetlenie typu LED (standard w nowych obiektach, a powszechna modernizacja w starszych), czujniki ruchu, fotowlotaika czy pompy ciepła, co potwierdzają certyfikaty LEED czy BREEAM. Zastosowane w biurowcach rozwiązania stanowią element rywalizacji o klienta.

Firmy natomiast poszukują nowych, bardziej przyjaznych kosztowo obiektów, zrealizowanych z duchem ESG. Najemcy pytają o rozwiązania z zakresu ESG czy certyfikaty WELL, natomiast są to głównie duże korporacje zagraniczne. Polskie firmy stawiają sobie coraz ambitniejsze cele w tym zakresie, ale mają również na uwadze element kosztowy. Poszukują rozwiązań najbliżej „złotego środka”. Sytuacja jest porównywalna z autami elektrycznymi, idee są słuszne, ale infrastruktura i koszty muszą nadążyć za trendem oraz przepisami.

Jaka jest sytuacja podażowa w Warszawie? Czy na warszawskim rynku brakuje już wolnych biur w centrum?

Rzeczywiście zaczyna brakować dużych powierzchni w Śródmieściu i na graniczącej z nim, bliskiej Woli, w dwóch najbardziej atrakcyjnych dla Najemców dystryktach. W tych lokalizacjach wzrosły też czynsze wywoławcze i mamy w nich już rynek Wynajmującego.

Niepokojąca jest stagnacja w zakresie inwestycyjnym. Na rynek wchodzi niewiele nowych projektów, ale można zauważyć delikatny optymizm i przekonanie, że sytuacja się zacznie polepszać w najbliższych miesiącach. W rejonie centrum miasta w przygotowaniu jest kilka inwestycji, natomiast pojawią się one na rynku dopiero za 2 do 4 lat.

Zgoła inna sytuacja jest na Mokotowie, w największym niegdyś zagłębiu biurowym w kraju na Służewcu, gdzie poziom pustostanów przekracza 20 proc. Najemcy mają tam szerokie możliwości wyboru powierzchni, jak i negocjacji warunków najmu.

Czy to już czas na modernizację starszych budynków w Warszawie? Czy właściciele są skłonni inwestować? 

Odpowiedź nie jest tu jednoznaczna. Są właściciele, którzy inwestują i tacy, którzy chcą sprzedać nieruchomości, bo ponoszone koszty przy niesatysfakcjonującym poziomie dochodów obnażają słabość inwestycji. Można zakładać, że poza konwersjami, będziemy mogli również obserwować coraz liczniejsze wyburzenia starszych obiektów, ponieważ niejednokrotnie grunty, na którym są usytuowane dają niewspółmiernie większe możliwości ich zagospodarowania w zakresie nowych inwestycji. Mamy już przykłady takich realizacji, jak zamiana Atrium w Upper One, czy budowa wielofunkcyjnego kompleksu T22 w miejscu Centrum Jupiter.

Jaka sytuacja jest w regionach? Czy są chętni na biura? Czy będzie przybywało pustostanów? Na których rynkach?

Sytuacja jest zróżnicowana w poszczególnych lokalizacjach. Brakuje wysokiej jakości powierzchni w centrach miast, co najbardziej odczuwalne jest w Warszawie i Krakowie, gdzie jednocześnie średni stan pustostanów jest korzystny dla Najemców. Wysoki poziom pustostanów dotyka Wrocław i Trójmiasto, które zdecydowanie są rynkami Najemców. Brakuje nowych inwestycji, natomiast wydaje się, że w perspektywie 2-3 lat, sytuacja powinna się unormować i osiągnąć zdrową równowagę nowej podaży i popytu. W tej sytuacji przewagę zyskują renegocjacje.

Czy powierzchni nadal poszukują firmy zza wschodniej granicy?

Firmy, które weszły do Polski przed wybuchem konfliktu były to głównie spółki IT, które bardzo prężnie się rozwijają. Od marca 2022 roku napłynęło na polski rynek wiele organizacji ze Wschodu i dynamicznie się u nas rozwija. Podmioty, które relokowały biznes przechodzą obecnie z rozwiązań flex na najem regularny. Niektóre firmy deklarują powrót do swojego kraju, część wróciła już do siebie, ale są one w mniejszości.