Pojęcie archiwizacji przez lata było kojarzone z teczkami, segregatorami lub pudłami wypełnionymi dokumentami papierowymi. Dziś coraz częściej dokument rozumiemy jako elektroniczny plik dostępny na komputerze lub w telefonie. Rzeczywistość biznesowa i prawna ulega tak szybkiej transformacji, że bardziej uzasadnione od pytania, czy dokument papierowy zostanie zastąpiony przez elektroniczny wydaje się pytanie, kiedy to się stanie? Potwierdza to wejście w życie w lipcu ub. roku  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz nowelizacja Kodeksu Cywilnego. W ich świetle dokumentem uznaje się informację zapisaną na nośniku innym niż papier.

Nie ma biura, w którym papier zostałby całkowicie wyeliminowany z obiegu, jednak trendy wskazują na znaczne ograniczenie liczby tradycyjnych dokumentów. Coraz więcej firm inwestuje w rozwiązania do digitalizacji i automatycznego odczytu takich danych. Szacunkowa wartość tego rynku w Polsce wynosi ok. 700 mln zł i z roku na rok rośnie w tempie ok. 20%. Archiwizacja dokumentów papierowych to najpopularniejsza usługa zlecanych wyspecjalizowanym podmiotom: 73% firm korzysta z usług firm zewnętrznych, a 66% posiada partnera w zakresie digitalizacji dokumentów.

Redukcja kosztów była główną motywacją przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu skanowania dokumentów i wdrożenia koncepcji „biura bez papieru”. Dziś czynnik finansowy jest nadal istotny, ale już nie jedyny. Coraz większą rolę odgrywa kwestia efektywności i jakości kluczowych procesów biznesowych, co wpływa bezpośrednio na konkurencyjność i pozycję firmy. Banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy operatorzy telekomunikacyjni przykładają większą wagę do jakości sprzedaży i obsługi klienta. Skrócenie czasu procesowania wniosku, reklamacji czy zgłoszenia szkody staje się jednym z najważniejszych czynników pozyskania lub utrzymania klienta.

Najlepszą drogą do zwiększenia efektywności procesów jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Praca z dokumentem elektronicznym to nie tylko skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności merytorycznych, dzięki eliminacji czasochłonnej i kosztownej logistyki dokumentów, ale przede wszystkim możliwość szczegółowej analizy procesów i ciągłej optymalizacji. Przejście firmy na pracę z dokumentem elektronicznym to nie tylko inwestycja  w bazę techniczną do skanowania (skanery dokumentowe i aplikacje skanujące), ale przede wszystkim odpowiednia infrastruktura systemowa, która pozwoli na realizację procesów merytorycznych przy wykorzystaniu obrazu dokumentu.

Zapotrzebowanie na specjalistyczne know-how w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów stało się głównym czynnikiem rozwoju rynku dostawców usług outsourcingowych w obszarze profesjonalnego zarządzania dokumentami. W pierwszej fazie firmy decydowały się na przekazanie dokumentów do archiwum zewnętrznego. Powierzenie archiwizacji wyspecjalizowanym podmiotom pozwoliło na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ich składowania. Następnie zaczęto je skanować i digitalizować, umożliwiając dostęp z każdego miejsca. Kolejnym krokiem było wdrożenie aplikacji, która umożliwiła nie tylko sprawny podgląd obrazów dokumentów, ale pozwoliła wykonywać konkretne zadania we współpracy z systemami dziedzinowymi (finansowymi, kadrowo-płacowymi czy też obsługi klienta).

Duża liczba wykorzystywanych rozwiązań stanowi dzisiaj wyzwanie dla wielu firm. Już sama lista robi wrażenie: obsługa kancelarii w systemie będącym często systemem dostawcy usługi kancelaryjnej, przechowywanie zeskanowanych dokumentów w innym systemie – elektronicznym repozytorium, dodatkowe systemy klasy BPM obsługujące procesy merytoryczne i archiwizacja oryginałów.

Dlatego najbardziej poszukiwani są dostawcy świadczący usługi skanowania i posiadający odpowiednią technologię do pracy na dokumentach elektronicznych. Nie bez znaczenia są też wypracowane, ujednolicone procedury i procesy w ramach jednej platformy systemowej. Z własnego doświadczenia wiem, że partnerstwo Xerox z czołowym dostawcą rozwiązań klasy ECM (Enterprise Content Management) Hyland Software pomaga jeszcze lepiej skupiać się na konkretnych potrzebach klientów. Dobrym przykładem jest platforma onBase, pozwalająca w ramach jednolitego rozwiązania systemowego  rejestrować, składować i udostępniać elektroniczne obrazy dokumentów zgodnie ze wszelkimi wymaganiami prawnymi. Pomaga także archiwizować dokumenty, realizować procesy merytoryczne (workflow), a także generować i wysyłać dokumenty w wersji papierowej i elektronicznej.

Kolejnym krokiem w dążeniu do cyfrowej rewolucji jest upowszechnienie podpisu biometrycznego na umowie elektronicznej. Narzędzia, zarówno prawne, jak i technologiczne, są już do dyspozycji klientów. Zapewne jest to kwestia kilku lat. Wtedy na rynek pracy wejdzie pokolenie przekonane, że papierowa wersja umowy to zbędny koszt – zarówno finansowy, jak i ekologiczny.