Pracodawca dysponuje środkami finansowymi w oparciu o ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i wewnętrzny regulamin ZFSS. Ustawa w sposób ogólny precyzuje sposób postępowania z odpisanym budżetem, a wewnętrzny regulamin szczegółowo określa kryteria przyznania pomocy ze środków socjalnych. Aby prawidłowo dysponować funduszem należy pamiętać, że nie wszystkie rodzaje świadczeń pracowniczych mogą być finansowane z funduszu. Niedozwolone jest finansowanie opieki medycznej, uroczystości okolicznościowych, ubezpieczenia czy szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników. Świadczenia socjalne przeznaczone mogą być jednak na dofinansowanie żłobków i przedszkoli, dofinansowanie wypoczynku pracownika i/lub jego dzieci, bezzwrotne zapomogi pieniężne czy rzeczowe, pożyczki na cele mieszkaniowe i inne świadczenia rzeczowe np. paczki dla najmłodszych czy podręczniki dla dzieci. Ważną kwestią jest również konieczność różnicowania wysokości świadczeń, biorąc pod uwagę sytuację rodzinną, życiową, mieszkaniową czy zdrowotną pracownika.  Nie można, więc uzależniać wypłaty do stażu pracy, wymiaru etatu czy długości trwania umowy. Aby prawidłowo ocenić sytuację pracownika, pracodawca ma prawo żądać dokumentów potwierdzających aktualny stan, takich jak zaświadczenie o zarobkach pozostałych członków rodziny, zaświadczenie lekarskie, zestawienie kosztów, potwierdzenie wydatków, faktur i rachunków. Ważne jest, aby listę wymaganych dokumentów zawrzeć w wewnętrznym regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W celu zapewnienia sprawnej obsługi pracowników pracodawcy często powołują do życia tak zwane komisje socjalne. Komisje te wybiera się najczęściej w ramach wyborów wśród osób cieszących się zaufaniem pozostałych członków zespołu. Komisja Socjalna może jedynie proponować, analizować i sugerować. Zgodnie z ustawą o ZFŚS nie ma ona prawa podejmować ostatecznej decyzji, jest jednak nieocenionym wsparciem pod względem organizacyjnym i administracyjnym. W celu prawidłowego funkcjonowania pracodawca zobowiązany jest również do współpracy z zakładową organizacją związkową.