Nowe regulacje w przepisach BHP dotyczą przede wszystkim stanowisk pracy wyposażonych w monitory. Ich aktualizacja jest konsekwencją rozwoju nowych technologii – przepisy muszą nadążać za tymi zmianami, stąd na przykład wprowadzenie nowej definicji stanowiska pracy i opisu jego wyposażenia. Aktualizacja obejmuje również przepisy dotyczące zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych, jeśli są konieczne – w aktualnej wersji dodano także zapis o szkłach kontaktowych, które pracownik może stosować zamiast okularów. Ponadto szczegółowo opisano elementy, jakie powinno posiadać krzesło do pracy oraz wymagania, jakie musi spełniać monitor ekranowy. Na życzenie pracownika stanowisko pracy powinno być także wyposażone w podnóżek.

Nowością, którą wprowadzają zaktualizowane przepisy, jest konieczność zapewnienia osobom pracującym na laptopach dodatkowego monitora stacjonarnego lub podstawki pod laptop, która umożliwia takie podniesienie ekranu, aby jego górna krawędź znajdowała się na poziomie oczu, a także dodatkowej klawiatury i myszy. Celem wprowadzenia tego przepisu jest profilaktyka chorób układu szkieletowo-mięśniowego oraz chorób oczu wynikających z nieprawidłowego usytuowania ekranu monitora.

Nowa sytuacja na rynku pracy, czyli upowszechnienie się hybrydowego modelu pracy sprawia, że wprowadzona nowelizacja może być dla pracodawców wyzwaniem. Jeśli chodzi o stanowiska pracy znajdujące się w biurze – sytuacja jest klarowna – jeśli tego wymagają, należy je doposażyć zgodnie z nowymi wytycznymi. Pracodawcy mają na to czas do 17 maja 2024 r. w przypadku istniejących stanowisk (nowe stanowiska pracy muszą być już dostosowane do nowych regulacji). Obecnie trzeba jednak poszerzyć perspektywę – w końcu wiele osób pracuje zdalnie. Zmiany dotyczą oczywiście także wyposażenia stanowisk pracy w domu. Sprzęt może być dostarczony przez pracodawcę albo pracownik może urządzić stanowisko pracy we własnym zakresie, oczywiście po uzgodnieniu tego z pracodawcą. Poniesione wydatki powinny być zryczałtowane jako zwrot dodatkowych kosztów pracy zdalnej, na podstawie oświadczeń pracownika i po przedstawieniu rachunku lub faktury. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że pracodawca będzie musiał ponieść koszty wyposażenia stanowisk pracy w: biurze, w domach osób pracujących wyłącznie zdalnie oraz – w przypadku pracujących w modelu hybrydowym – dwukrotnie: dla stanowiska w biurze i w domu. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami warunkiem, który musi być spełniony, jest praca przy laptopie trwająca minimum 4 h dziennie.

Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że choć nowe przepisy wynikają z prawa pracy, ich konsekwencją jest konieczność wprowadzenia odpowiednich zmian w wewnętrznych procedurach firmy, dlatego warto je uwzględnić także w: regulaminie pracy, opisie stanowisk czy innych dokumentach opisujących warunki pracy przy laptopach.