Prace optymalizacyjne prowadzone są przez powołane dwa zespoły eksperckie KGHM. Odpowiadają one za przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb w zakresie realizacji procesów sprzedażowych i logistycznych Spółki. Zespoły aktualnie pracują nad identyfikacją kluczowych problemów operacyjnych w ramach struktur sprzedażowych oraz wypracowaniem rozwiązań systemowych, usprawniających organizację wewnętrzną i komunikację z klientami. 

- Kluczowym celem podjętych prac jest, przede wszystkim, skrócenie czasu realizacji zadań, uzyskanie dokładniejszych danych umożliwiających monitorowanie i rozliczane zakupów, nowoczesne planowanie sprzedaży i wdrożenie nowych rozwiązań e-commerce. Dodatkowo, chcemy usprawnić sprawozdawczość i dostęp do informacji zarządczych – mówi Jacek Rawecki, Wiceprezes ds. Zarządzania Łańcuchem Dostaw KGHM.

Usprawnienie organizacji wewnętrznej

Zespół dokonał gruntownego przeglądu procesów głównych i wspierających obszar sprzedaży, zidentyfikował miejsca do usprawnienia oraz zdefiniował nowe potrzeby, jako zestaw kompletnych propozycji rozwiązań wzbogacających funkcjonalność aktualnie modernizowanego systemu SAP. Zintegrowany system informatyczny SAP, wdrożony w Spółce, jest przeznaczony do efektywnego wsparcia zarządzania przedsiębiorstwem. Umożliwia m.in. planowanie centralne i realizację takich zadań jak: planowanie sprzedaży, kalkulację kosztów jednostkowych oraz rozliczanie kosztów produkcji, a przede wszystkim prezentacje zintegrowanych, jaki i szczegółowych danych ze wszystkich obszarów działalności KGHM.

Kontynuując działania w zakresie przeglądu, zespoły wskazały miejsca wymagające szczególnej uwagi, w ramach których możliwe byłoby usprawnienia obiegu dokumentów obszaru handlu i logistyki. W kooperacji z COPI nakreślono mapę drogową dla uruchomienia funkcji biznesowych eksploatowanych w KGHM Polska Miedź S.A. oraz zaadresowano wstępnie pozostałe wymagane funkcje (nie wspierane obecnie przez systemy i aplikacje).

W ramach dalszych prac zespołów uaktywniony zostanie zestaw działań, których celem jest uzyskanie jak najwyższej optymalizacji użycia narzędzi klasy workflow w obszarze handlu i logistyki.

Jednym ze znaczących działań w obszarze handlu jest zapewnienie funkcjonowania organizacji zgodnie z Polityką Know Your Customer „KYC”, tj. w zakresie przeciwdziałania potencjalnym nieuczciwym praktykom finansowym w KGHM i KGHM International. Głównym celem działania była pełna specyfikacja wymagań oraz na jej podstawie uruchomienie aplikacji rejestrującej wszystkich współpracujących z KGHM kontrahentów. Obecnie O/COPI jest na końcowym etapie implementacji - planowane uruchomienie aplikacji nastąpi do końca bieżącego roku. Kolejnym, nie mniej ważnym elementem, było zdefiniowanie i przedłożenie propozycji zmian funkcjonalnych do systemów wspierających, tj. eKancelaria w obszarze obsługi workflow i dokumentowania działań dużych struktur organizacyjnych Centrali.

Przedmiotem prac zespołów jest również modernizacja procesów sprawozdawczości i raportowania. ’Kokpit menadżerski’, przygotowywany we współpracy z COPI, umożliwi stały monitoring informacji zarządczych. Narzędzie to pozwoli zarządowi Spółki na całodobowy dostęp do kluczowych danych z pozycji urządzeń mobilnych i stacjonarnych. Rozwiązanie umożliwia przeprowadzenie przyspieszonego trybu analizy uzyskiwanych wyników oraz pozwala na usprawnienie procesów decyzyjnych w obszarach sprzedażowych i logistycznych. Równolegle prowadzone są prace nad usprawnieniem procesu raportowania w KGHM International.