Polski Ład a płatności bezgotówkowe. Nowe obowiązki dla firm

Pakiet zmian w postaci tzw. Polskiego Ładu wprowadza nowe obowiązki dla użytkowników kas fiskalnych. Od 1 stycznia zostali oni zobowiązani do przyjmowania płatności bezgotówkowych. Już niedługo biznesy korzystające z kas online będą musiały dodatkowo zadbać o ich połączenie z użytkowanymi terminalami płatniczymi. Co to oznacza w praktyce? Jak przedsiębiorcy mogą odpowiedzieć na nadchodzące wyzwanie?

Wydaje się, że wprowadzony z początkiem roku obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych obok wzmocnienia szczelności systemu podatkowego, ma być także sposobem zwalczania na mapie Polski tzw. białych plam. Chodzi o miejscowości, w których jest przynajmniej jeden punkt handlowo-usługowy, ale mieszkańcy mogą w nim płacić wyłącznie gotówką. Zmiana przepisów to również odpowiedź na potrzeby społeczeństwa, które chętnie sięga po płatności bezgotówkowe.

Obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych

Początek roku przyniósł istotne zmiany dla przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku, zgodnie z nowymi przepisami, są oni zobowiązani do umożliwienia dokonania płatności w formie bezgotówkowej. Mówi o tym art. 19a ust. 1 Prawa przedsiębiorców: „Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego (…)”.

Co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych online muszą zapewnić możliwość zapłaty za towary i usługi w formie bezgotówkowej, czyli np. kartą płatniczą (tradycyjnym plastikiem lub telefonem). Taką płatność można oczywiście przyjąć za pomocą terminala płatniczego, ale nie jest to prawnie narzucony sposób. W przepisach wyraźnie mowa o „instrumencie płatniczym”, a takim urządzeniem nie jest wyłącznie terminal. Jego rolę dzięki oferowanemu np. przez firmę PayTel S.A. rozwiązaniu typu SoftPOS, może spełniać smartfon lub tablet.

O ile dla firm konieczność przyjmowania zapłaty nie tylko w formie gotówki może wydawać się niepożądaną zmianą, tak dla ich klientów to spore ułatwienie. Warto podkreślić, że obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych jest niezależny od kwoty transakcji. W związku z tym tabliczki typu „płatność kartą od 10 zł” powinny już odejść w zapomnienie.

Konieczność integracji terminala z kasą online

Dodatkowy obowiązek czeka podmioty, które prowadząc sprzedaż korzystają z kas fiskalnych online oraz terminali płatniczych lub zastępujących je rozwiązań – aplikacji SoftPOS. Mianowicie od 1 lipca 2022 r. kasy online będą musiały być zintegrowane z terminalem płatniczym. Zgodnie z art. 19a ust. 1 Prawa przedsiębiorców, „Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (…), zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy”.

Wobec tego, przedsiębiorcy użytkujący kasy fiskalne online, aby spełnić nałożony obowiązek, w niektórych przypadkach będą musieli dokonać wymiany kasy lub terminala — by urządzenia te mogły być ze sobą sparowane. Za brak zapewnienia współpracy kasy z terminalem płatniczym grozi kara pieniężna w wysokości 5 tys. zł. Może nałożyć ją w drodze decyzji naczelnik urzędu skarbowego.

Należy wyraźnie podkreślić, że ten nowy obowiązek nie oznacza konieczności korzystania z terminali płatniczych przez przedsiębiorców użytkujących kasy fiskalne online. Mogą oni nadal stosować inne rozwiązania, które umożliwiają przyjmowanie płatności bezgotówkowych od klientów.

Propozycja dla przedsiębiorców od PayTel

Nowe przepisy w praktyce to wyzwanie dla użytkowników kas fiskalnych, jak i firm zarządzających sieciami terminali POS. Muszą być one gotowe do dostarczania na dużą skalę rozwiązań, które pozwalają na integracje z kasami fiskalnymi dostępnymi na polskim rynku. Jak do tego wyzwania podchodzi PayTel, wiodący na polskim rynku dostawca usług płatniczych? Spółka stawia nie tylko na oferowanie terminali możliwych do zintegrowania z jak największą liczbą kas fiskalnych dostępnych na rynku, ale również proponuje wygodną alternatywę w postaci rozwiązania SoftPOS.

SoftPOS (Software Point of Sale) od PayTel to aplikacja, które umożliwia przyjmowanie płatności zbliżeniowych na urządzeniach z systemem Android w wersji 6.x lub wyższej. Dzięki niej w roli terminala płatniczego może działać telefon lub tablet, wyposażony w moduł NFC i mający dostęp do internetu. Nie jest potrzebne przy tym dodatkowe urządzenie. Warto podkreślić, że nie każdy operator płatności ma rozwiązanie tego typu w swojej ofercie. Aplikacja SoftPOS z katalogu PayTel daje możliwość akceptacji transakcji kartami Visa i Mastercard, a także mobilnymi urządzeniami z włączoną usługą Apple Pay lub Google Pay.

Nowe obowiązki w zakresie płatności bezgotówkowych przyniosły zwiększone zainteresowanie terminalami płatniczymi, co może wydłużać czas oczekiwania na otrzymanie zamówionego urządzenia. PayTel zapewnia, że klient wybierając SoftPOS otrzyma produkt w ciągu 24 godzin od aktywacji usługi.

Jak przygotować się na nowy obowiązek użytkowników kas fiskalnych?

Jako pionier w dziedzinie integracji, PayTel powiększa swoją ofertę o nowe integracje z kasami fiskalnymi czołowych firm na polskim rynku. Już teraz w tym gronie znajdują się wiodący producenci urządzeń fiskalnych: Elzab czy Novitus. Wkrótce dołączą kolejne takie podmioty, w tym Aclas, Posnet, Datecs i Farex. PayTel pracuje także nad umożliwieniem integracji terminali przenośnych oraz telefonów z aplikacją SoftPOS z kasami fiskalnymi, bez konieczności podpinania kabla. Mobilny terminal NexGo N3, który PayTel ma w swojej ofercie można już z łatwością zintegrować z kasą online. Urządzenie przeszło pod tym kątem stosowne testy. Jest to jedno z pierwszych takich rozwiązań na rynku.

— Sporo biznesów zrozumiało nowe przepisy jako wprowadzające konieczność posiadania terminala płatniczego. Nie jest to jednak jedyna możliwa odpowiedź na spełnienie wymogów prawa. Przedsiębiorcy, również ci użytkujący kasy fiskalne online, nadal mogą sięgać po alternatywne rozwiązania jak SoftPOS w celu przyjmowania płatności bezgotówkowych. Szczególnie, że telefon lub tablet w roli terminala świetnie sprawdza się zarówno w małych sklepikach, bazarach, czy też u drobnych usługodawców, jak i u dużych merchantów, umożliwiając dokonywanie płatności w trakcie obsługi, bez konieczności stania w długich kolejkach do kas sklepowych — mówi Bartosz Berestecki, CEO PayTel.

— Warto by firmy wykorzystały najbliższe cztery miesiące na przygotowanie się do obowiązku integracji terminala płatniczego z kasą online. Najlepiej by już teraz zwracały się do dostawców usług z zapytaniami o terminale i rozwiązania współpracujące z daną kasą fiskalną. W tym momencie na rynku ma miejsce zwiększone zainteresowanie terminalami. Przewidujemy, że trend ten utrzyma się w związku z nadchodzącą koniecznością wymiany części z nich. Przedsiębiorcy w miejsce terminali niekompatybilnych z ich kasą online będą mieli już wkrótce możliwość wyboru rozwiązania typu SoftPOS, które już niedługo zintegrujemy z kasami online — dodaje Bartosz Berestecki.

Polacy chcą płacić bezgotówkowo

Blisko 65% Polaków, jako najczęstszą formę płatności, wybiera kartę płatniczą. Z kolei jedynie 22% deklaruje, że ich podstawową formą płatności jest gotówka – wynika z badania „Płatności bezgotówkowe oczami Polaków 2021” zaprezentowanego przez Warszawski Instytut Bankowości. W ramach badania zapytano ankietowanych również o przyczynę sytuacji, w której nie dokonują płatności w formie bezgotówkowej. Jako powód respondenci najczęściej wskazywali na brak terminala płatniczego akceptującego kartę (38%).

Samych terminali płatniczych na polskim rynku jest coraz więcej. Według najnowszych danych opublikowanych przez Narodowy Bank Polski, na koniec września 2021 r. polski rynek oferował dostęp do 1,1 mln terminali POS, czyli o 23 tys. więcej niż na koniec II kwartału 2021 r. W trzecim kwartale nastąpił także wzrost liczby punktów handlowo-usługowych, które są przystosowane do akceptacji kart płatniczych. Było ich 791,9 tys., czyli więcej o 18 tys. w porównaniu do stanu na koniec czerwca 2021 roku.

Dane przedstawione przez NBP pokazują, że rośnie wartość transakcji bezgotówkowych, która na koniec września 2021 r. wyniosła 133,9 mld zł, co stanowiło wzrost o 12% w porównaniu do II kwartału ub.r. W analogicznym okresie 2020 roku wartość transakcji bezgotówkowych stanowiła 112 mld zł. Znacząco wzrosła także liczba i wartość transakcji dokonywanych kartami, których na koniec III kwartału 2021 r. było w Polsce niespełna 42,8 mln. Warto podkreślić, że konsument nie musi mieć karty płatniczej by płacić bezgotówkowo, wystarczy na przykład telefon czy zegarek z odpowiednią funkcją lub BLIK zbliżeniowy.